Datenschutz

Verantwortlich für diese Website, die Registrierung, die Konten und das Abo der Betriebe, den technischen Betrieb und Anfragen an uns ist Kutvention – Inh. Aykut Bicak (Einzelunternehmen), Seewenjestraße 175A, 28237 Bremen, E-Mail support@ventiondesk.com. Eine datenschutzbeauftragte Person ist nicht benannt.

Für die Daten in VentionDesk — Kunden, Projekte, Anliegen, Rechnungen eines Betriebs, auch im Kundenportal eines Betriebs — ist der jeweilige Betrieb verantwortlich; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Teil 2). Die Unterscheidung entscheidet, an wen Sie sich mit einer Auskunft oder Löschung wenden.

Für den Vertrag über die Nutzung von VentionDesk verarbeiten wir die Angaben aus der Registrierung — Name und E-Mail-Adresse der handelnden Person, Name und Geschäftsanschrift des Betriebs, Tarif, Zahlweise und Nutzerzahl, später die Firmenangaben, die der Betrieb für seine Belege hinterlegt — sowie den Nachweis, wann wer welcher Fassung der AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags auf welchem Weg zugestimmt und bei der Registrierung erklärt hat, als Unternehmer zu handeln, samt einer Prüfsumme des Wortlauts. Ist der Kunde eine natürliche Person, verarbeiten wir die Daten zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Daten von Beschäftigten, Vertretern und Ansprechpartnern anderer Kunden verarbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Anbahnung, Durchführung und Verwaltung der Geschäftsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Das Abo zahlt der Betrieb über Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland). Stripe erhält dafür Name, Anschrift und E-Mail-Adresse, Tarif, Nutzerzahl und Beträge sowie die Zahlungsdaten, die der Betrieb bei Stripe selbst eingibt; wir sehen die Zahlungsdaten nicht. Inhalte aus VentionDesk gehen nicht an Stripe. Stripe verarbeitet personenbezogene Daten je nach Verarbeitungsvorgang als eigener Verantwortlicher (etwa zur Betrugsvorbeugung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten) oder in unserem Auftrag; es kann Daten auch in den USA verarbeiten, gestützt auf das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

Fordert der Inhaber den Export seiner Daten per Mail an, schicken wir einen Link an die E-Mail-Adresse seines Kontos. Dazu speichern wir die Kennung des Kontos und des Betriebs, eine Prüfsumme des Links (nicht den Link selbst), seine Frist von 7 Tagen, die Zahl der Abrufe und den Zeitpunkt des letzten Abrufs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. lit. f für Beschäftigte des Kunden). Nach Ablauf der Frist löscht der nächste tägliche Aufräumlauf den Eintrag.

Wir speichern diese Daten für die Dauer des Vertrags. Nach seinem Ende bleiben sie 30 Tage für den Export stehen und werden danach mit dem Betrieb gelöscht, auf Wunsch des Betriebs auch früher. Ausgenommen sind Buchungsbelege, die wir nach § 147 AO und § 257 HGB bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufbewahren, und der Nachweis der Zustimmungen: Name des Betriebs, Dokument, Fassung, Prüfsumme, Entscheidung, Zeitpunkt und Weg sowie Name und E-Mail-Adresse der Person, die entschieden hat. Ihn übernehmen wir beim Löschen in ein getrenntes Archiv ohne die übrigen Daten des Betriebs, bewahren ihn 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres auf, in dem der Vertrag endet (§§ 195, 199 BGB, § 147 AO), und löschen ihn danach.

Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über einen Code oder Link an die E-Mail-Adresse des Kontos. Wo die Anmeldeseite es anbietet, kann sich die Person stattdessen mit einem Passkey anmelden; beim Anmeldedienst werden dafür dessen öffentlicher Schlüssel, der gewählte Name und die Zeitpunkte von Anlage und letzter Nutzung gespeichert, bis er entfernt wird. Wer möchte, richtet zusätzlich einen zweiten Faktor ein, einen Einmalcode aus einer Authenticator-App; beim Anmeldedienst wird dafür dessen geheimer Schlüssel gespeichert, bis er entfernt wird. Zum zweiten Faktor gehören zehn Wiederherstellungscodes, die nur einmal angezeigt werden; wir speichern sie nur als Prüfwert (Hash) bis zum nächsten Satz, bis der zweite Faktor entfernt wird — dann löscht der nächtliche Lauf sie —, oder bis zur Löschung des Kontos. Ausgenommen vom Verzicht auf Passwörter sind allein Prüferkonten, die wir den Prüfern von App-Verzeichnissen für die Prüfung unserer Anbindung bereitstellen: Sie melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort an, das der Anmeldedienst nur als Prüfwert (Hash) speichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Konten, die ein Betrieb für seine Mitarbeitenden und Kunden anlegt, verarbeiten wir die Anmeldedaten in seinem Auftrag.

Wo die Anmeldeseite oder die App es anbietet, kann sich die Person mit einem bestehenden Konto auch über Google oder Apple anmelden. Sie meldet sich dann bei Google (Google Ireland Limited, Dublin, Irland) bzw. Apple (Apple Distribution International Ltd., Cork, Irland) an, und der Anbieter übermittelt unserem Anmeldedienst ein Anmeldezeichen (ID-Token) mit einer Kennung des Kontos beim Anbieter, der E-Mail-Adresse und der Angabe, ob sie bestätigt ist — bei Google außerdem Name und Adresse des Profilbilds, bei Apple den Namen nur, wenn die Person ihn freigibt. Der Anmeldedienst ordnet die Anmeldung über die bestätigte E-Mail-Adresse dem bestehenden Konto zu und speichert diese Angaben als weiteren Anmeldeweg des Kontos, bis das Konto gelöscht wird; ein neues Konto entsteht dabei nicht. Für die Rechtsgrundlage gilt dasselbe wie für die übrige Anmeldung; die Nutzung ist freiwillig, der Code per E-Mail bleibt immer möglich. Google und Apple verarbeiten die Anmeldung bei sich als eigene Verantwortliche nach ihren Datenschutzhinweisen, auch in den USA, und erfahren dabei, dass die Person sich bei VentionDesk anmeldet. Eine Übermittlung in die USA stützen sie nach eigenen Angaben auf das EU-US Data Privacy Framework (Google LLC ist danach zertifiziert) bzw. auf Standardvertragsklauseln.

Erlaubt die Person in der App für das iPhone Mitteilungen, meldet die App nach der Anmeldung die Mitteilungsadresse des Geräts (Gerätetoken des Apple Push Notification service) an unsere Programmierschnittstelle. Wir speichern sie mit dem Konto, dem Betrieb, der Plattform und den Zeitpunkten der Anmeldung und der letzten Meldung des Geräts — keinen Gerätenamen, kein Modell und keine Kennung zur Werbung. Über diese Adresse schicken wir die Meldungen, die die Person unter „Benachrichtigungen“ eingeschaltet hat, an Apple, das sie an das Gerät zustellt. Eine Mitteilung enthält nur die Art des Ereignisses (etwa „Neues Ticket“), einen festen Satz und die Kennung des Ziels in VentionDesk, keinen Text aus Anliegen, keine Namen von Kunden oder Projekten. Die Adresse löschen wir beim Abmelden in der App, sobald Apple sie als ungültig meldet, wenn die Person den Betrieb verlässt, und spätestens 90 Tage nach der letzten Meldung des Geräts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Konten, die ein Betrieb anlegt, verarbeiten wir die Angaben in seinem Auftrag. Mitteilungen lassen sich jederzeit in der App oder in den Einstellungen des iPhones abschalten.

Schaltet die Person „Mit Face ID entsperren“ ein, prüft allein das iPhone Gesicht, Fingerabdruck oder Gerätecode; die App erfährt nur, ob die Prüfung gelungen ist, und wir erfahren davon nichts. Die Wahl selbst liegt nur auf dem Gerät. Die Anmeldung der App liegt im Schlüsselbund des iPhones und verlässt das Gerät nicht.

Schreiben Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Nachricht, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage einen Vertrag betrifft, sonst unser berechtigtes Interesse an ihrer Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bearbeitet wird die Anfrage in unserem eigenen VentionDesk. Zur Drosselung zählt der Server die Anfragen je IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher; unsere Anwendung speichert die Adresse nicht. In den Protokollen der Dienstleister, über die die Anfrage läuft (Cloudflare, Vercel, Render), kann sie für deren Frist enthalten sein (siehe „Technischer Betrieb“). Die Anfrage speichern wir bis zu ihrer Erledigung; danach gilt für sie die Frist für geschlossene Anliegen, die wir in unserem eigenen VentionDesk wählen (siehe „Fristen der Software“).

Melden Sie uns einen Inhalt als rechtswidrig (Art. 16 der Verordnung über digitale Dienste, Meldeweg im Impressum), verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Begründung, die Fundstelle und den gemeldeten Inhalt, um den Eingang zu bestätigen, die Meldung zu prüfen und Ihnen und gegebenenfalls dem betroffenen Betrieb die Entscheidung mitzuteilen (Art. 16 und 17 DSA). Rechtsgrundlage ist die Erfüllung dieser rechtlichen Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Liegt der gemeldete Inhalt in den Daten eines Betriebs, sehen wir ihn uns zur Prüfung an und vermerken diesen Zugriff. Die Meldung wird wie eine Anfrage in unserem eigenen VentionDesk bearbeitet und ebenso lange gespeichert.

Zum Schutz des Kontaktformulars, der Registrierung und der Anmeldung vor automatisierten Einsendungen setzen wir Cloudflare Turnstile ein (Cloudflare, Inc., San Francisco, USA). Das Prüfskript wird erst geladen, wenn Sie beginnen, eines dieser Formulare auszufüllen, nicht schon beim Aufruf der Seite; bei der Anmeldung bleibt es unsichtbar, solange Cloudflare keine Handlung verlangt. Es liest dann technische Merkmale Ihres Browsers und Ihrer Verbindung aus, etwa IP-Adresse, Browserkennung und Verbindungsmerkmale, und übermittelt sie an Cloudflare. Der Zugriff auf Ihr Endgerät ist für den von Ihnen gewünschten Versand unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cloudflare verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag und nutzt sie außerdem als eigener Verantwortlicher, um die Bot-Erkennung zu verbessern; Näheres steht in der Turnstile-Datenschutzergänzung von Cloudflare, die auch die Speicherdauer bei Cloudflare regelt. Unser Server – bei der Anmeldung unser Anmeldedienst (Supabase) – fragt beim Absenden mit dem Prüfzeichen und Ihrer IP-Adresse bei Cloudflare ab, ob die Prüfung bestanden ist; unsere Anwendung speichert dabei weder die Merkmale noch die IP-Adresse. In den Protokollen der Dienstleister (Cloudflare, Render, Vercel) kann die IP-Adresse für deren Frist enthalten sein (siehe „Technischer Betrieb“). Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, ergänzend auf Standardvertragsklauseln. Wird eine Einsendung abgewiesen, bleibt die E-Mail als Weg offen.

Beim Betrieb entstehen Protokolle der Auslieferung bei Vercel, Laufprotokolle bei Render und Fehlerberichte bei Sentry. Die Protokolle bei Vercel und Render können die IP-Adresse einer Anfrage enthalten; unsere Anwendung selbst schreibt keine IP-Adressen in ihre Protokolle. Fehlerberichte tragen Fehlermeldung, Programmstelle, Seitenadresse und die zuvor aufgerufenen Adressen, jeweils ohne Suchparameter, und die Browserkennung; Cookies, IP-Adresse und Inhalt der Anfrage geben wir nicht mit, eine Kennung der angemeldeten Person setzen wir nicht. Kommt ein Fehlerbericht aus Ihrem Browser, sieht Sentry beim Empfang dennoch die IP-Adresse der Verbindung; den daraus abgeleiteten ungefähren Standort entfernen wir, bevor der Bericht gespeichert wird. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und fehlerfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle der Auslieferung bei Vercel werden spätestens nach einem Tag gelöscht, die Laufprotokolle bei Render spätestens nach 14 Tagen, Fehlerberichte bei Sentry spätestens nach 30 Tagen. Enthält ein Protokoll Daten eines Betriebs, verarbeiten wir sie in seinem Auftrag.

Meldet der Mailversand eine Adresse als dauerhaft unzustellbar oder beschwert sich jemand über eine Mail, die über VentionDesk verschickt wurde, sperren wir die Adresse für weitere Mails. Gespeichert werden nur die Adresse, der Grund und der Zeitpunkt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, keine unerwünschten oder unzustellbaren Mails zu versenden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Sperre bleibt, solange ihr Grund besteht; wir prüfen die Liste einmal im Jahr und entfernen Einträge, deren Grund weggefallen ist.

• „sb-…-auth-token“ — Cookie des Anmeldedienstes (Supabase), bei langen Werten in den Teilen „.0“ und „.1“. Hält die Anmeldung; gesetzt erst beim Anmelden, „Secure“ und „SameSite=Lax“, gelöscht beim Abmelden. Nach 30 Tagen ohne Nutzung endet die Anmeldung (Einstellung beim Anmeldedienst) und das Cookie wird beim nächsten Aufruf entfernt; seine technische Laufzeit beträgt bis zu 400 Tage.
• „sb-…-auth-token-code-verifier“ — Cookie des Anmeldedienstes. Hält beim Anmelden per Link das Einmalgeheimnis, mit dem der Link eingelöst wird; gesetzt, wenn Sie einen Anmeldelink anfordern, gelöscht nach dem Einlösen. Wird der Link nicht eingelöst, bleibt es bis zur nächsten Anmeldung, technisch höchstens 400 Tage.
• „NEXT_LOCALE“ — Cookie mit der gewählten Sprache der Oberfläche; gesetzt, wenn Sie eine Sprache wählen, und nach der Anmeldung, wenn in Ihrem Konto eine andere Sprache hinterlegt ist. Laufzeit ein Jahr, „SameSite=Lax“.
• „ventiondesk:farbschema“ — Speicher des Browsers (localStorage): hell, dunkel oder wie das System; gesetzt, wenn Sie die Darstellung wählen, bis Sie den Speicher leeren.
• „ventiondesk:schrift, ventiondesk:schriftgroesse, ventiondesk:bewegung“ — localStorage: gewählte Schrift, Schriftgröße und ob Animationen reduziert werden; gesetzt, wenn Sie die Darstellung wählen, bis Sie den Speicher leeren.
• „ventiondesk.projekte.ansicht, ventiondesk.projekte.sortierung, ventiondesk.ideen.ansicht, ventiondesk.kalender.ansicht“ — localStorage: gewählte Ansicht und Sortierung der Projektliste, Ansicht der Ideen und Ansicht des Kalenders (Tag, Arbeitswoche, Woche oder Monat); gesetzt, wenn Sie sie wählen, bis Sie den Speicher leeren.
• „vd.registrierung“ — Speicher des Browsers für diesen Tab (sessionStorage): nach der Registrierung Ihre E-Mail-Adresse, der gewählte Tarif und die Zahlweise, damit die Anmeldung die Adresse vorausfüllt und den Anmeldecode von selbst anfordert; gelöscht mit der ersten Anmeldung, spätestens mit dem Schließen des Tabs.
• „vd.rechtstext.spaeter“ — localStorage: Ihre Wahl „Später entscheiden“ im Hinweis auf eine neue Fassung von AGB oder Auftragsverarbeitungsvertrag, damit er in dieser Anmeldung nicht erneut erscheint; gelöscht beim Abmelden.
• „vd.rechtstext.ankuendigung“ — localStorage: Ihr „Verstanden“ unter der Ankündigung einer künftigen Fassung von AGB oder Auftragsverarbeitungsvertrag, damit sie in dieser Anmeldung nicht erneut erscheint; gelöscht beim Abmelden.
• „Cloudflare Turnstile“ — Prüfskript, nur wenn Sie das Kontaktformular, die Registrierung oder die Anmeldung ausfüllen; es liest Merkmale Ihres Browsers aus (siehe „Schutz der Formulare“), Dauer nach den Regeln von Cloudflare.
• „ventiondesk:passkey-angebot“ — localStorage: Ihre Wahl „Später“ beim Angebot, einen Passkey einzurichten, damit es in diesem Browser nicht erneut erscheint; gesetzt, wenn Sie „Später“ wählen, bis Sie den Speicher leeren.

Jeder dieser Zugriffe auf Ihr Endgerät ist unbedingt erforderlich, damit wir den von Ihnen gewünschten Dienst bereitstellen können — Anmeldung, Sprache, Darstellung und Ansicht, die Sie selbst wählen, und den Schutz der Formulare —, und braucht deshalb keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Werbe-, Analyse- oder Reichweitenwerkzeuge setzen wir nicht ein; im Browser messen wir keine Abläufe.

VentionDesk übermittelt von sich aus keine Daten an Anbieter von KI-Modellen. Ein Betrieb kann KI-Werkzeuge anbinden — mit einem Schlüssel für die Programmierschnittstelle oder als KI-App wie Claude, ChatGPT oder Cursor über die Anmeldung von VentionDesk (OAuth, siehe Teil 2 „Verbundene KI-Apps“). Das geschieht mit seinem eigenen Vertrag mit dem Anbieter und in seiner Verantwortung.

Ein angebundenes Werkzeug handelt nur im Rahmen der Rechte, die der Betrieb vergibt. Es kann dann etwa Aufgaben und Anliegen lesen und bearbeiten und Entwürfe von Rechnungen und Angeboten anlegen; finalisieren, versenden und Zahlungen erfassen kann es nicht. Kunden auf ein Anliegen per E-Mail antworten kann es nur mit dem eigens freizuschaltenden Recht „Kunden auf Vorgänge per E-Mail antworten“; unter jeder solchen Antwort steht fest der Hinweis, dass ein KI-Assistent sie verfasst hat.

• Hetzner (Hetzner Online GmbH, Deutschland) — Betrieb der Server für Anwendung, Datenbank, Dateien und Sicherungen, Rechenzentrum in Nürnberg, Deutschland
• Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapur) — Datenbank, Anmeldung und Dateiablage, gespeichert in Frankfurt am Main (eu-central-1)
• Vercel (Vercel Inc., USA) — Auslieferung der Website, Serverfunktionen in Frankfurt am Main (fra1)
• Render (Render Services, Inc., USA) — Programmierschnittstelle und Hintergrunddienste in Frankfurt am Main
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA) — Versand von E-Mails aus Irland; Nachrichten und Zustellprotokolle speichert Resend in den USA und löscht sie nach 30 Tagen
• Sentry (Functional Software, Inc., USA) — Fehlerberichte, gespeichert in der EU
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) — Bot-Prüfung an öffentlichen Formularen, Netzdienst vor der Programmierschnittstelle und tägliche Sicherung der gespeicherten Dateien in der EU (R2), nur verschlüsselt; gelöschte Dateien verschwinden dort nach 30 Tagen
• Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irland) — Zahlung des Abos
• Apple (Apple Inc., USA) — Zustellung der Mitteilungen an die App für das iPhone (Apple Push Notification service), nur wenn die Person Mitteilungen erlaubt (siehe „Die App für das iPhone“)
• Google (Google Ireland Limited, Irland) und Apple (Apple Distribution International Ltd., Irland) — nur bei der Anmeldung über sie, als eigene Verantwortliche (siehe „Anmeldung“)

Mit Hetzner, Supabase, Vercel, Render, Resend, Sentry und Cloudflare bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework und ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, bei Supabase auf die Standardvertragsklauseln. Die Unternehmensgruppen von Supabase, Render, Vercel, Resend, Sentry und Cloudflare haben ihren Hauptsitz in den USA; Behörden dort können nach dortigem Recht Zugriff verlangen.

Die Daten, die ein Betrieb in VentionDesk führt — seine Kunden und deren Ansprechpartner, Projekte, Aufgaben, Anliegen aus seinen Formularen, Apps und Postfächern, Zeiten, Angebote, Rechnungen und Dokumente, dazu sein Kundenportal —, verantwortet dieser Betrieb. Er entscheidet über Zwecke und Rechtsgrundlagen; wir verarbeiten die Daten in seinem Auftrag nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und nicht für eigene Zwecke.

Haben Sie ein Anliegen an einen Betrieb geschickt oder nutzen Sie sein Kundenportal, wenden Sie sich mit Fragen zu Ihren Daten an diesen Betrieb; seine Angaben stehen in seinen Nachrichten an Sie und in seinem Portal. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an den Betrieb weiter.

Jeder Betrieb hat einen eigenen Bereich. Jede Zeile und jede Datei trägt die Kennung ihres Betriebs, und die Datenbank setzt die Trennung selbst durch (Row-Level-Security) — nicht erst die Oberfläche. Innerhalb eines Betriebs gilt zusätzlich die Rolle: Stundensätze und Budgets sieht nur der Inhaber, Kunden im Portal nur, was ihr Betrieb freigibt.

Die Software führt für jeden Betrieb ein Aktivitätsprotokoll: wer wann welche Handlung ausgelöst hat — eine Person, ein Schlüssel oder eine KI-App, ein automatischer Job, eine Lieferung eines angebundenen Dienstes oder der Anbieter —, auf welchem Weg (App, Schnittstelle, Konsole, Job, Webhook) und mit welchem Ergebnis. Erfasst werden Änderungen an den Daten des Betriebs, versendete Mails, An- und Abmeldungen und Exporte. Gespeichert wird die Kennung des Handelnden und seine Rolle, nicht sein Name und keine IP-Adresse; den Namen setzt die Software erst beim Anzeigen ein. Zweck ist, die Verarbeitung nachvollziehbar und sicher zu halten (Art. 5 Abs. 2, Art. 32 DSGVO).

Das Protokoll sieht der Inhaber des Betriebs, auf seine Freigabe hin auch sein Team; wer es sieht, kann es filtern und als CSV exportieren, und jeder Export steht selbst im Protokoll. Unter „Zugriffe des Anbieters“ sieht der Inhaber außerdem jeden direkten Zugriff von VentionDesk auf die Daten seines Betriebs aus den letzten 6 Monaten mit Anlass und Umfang.

Hinweis für Betriebe mit Beschäftigten: Weil das Protokoll festhält, wer wann was getan hat, ist es eine technische Einrichtung, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. Besteht ein Betriebsrat, bestimmt er bei Einführung und Anwendung mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); über das Protokoll informiert der Betrieb seine Beschäftigten selbst (Art. 13 DSGVO). VentionDesk wertet das Protokoll nicht zur Leistungskontrolle aus.

Automatisch gelöscht oder geleert werden:

• die Rohdaten, mit denen angebundene Dienste etwas anliefern (etwa die Benachrichtigung über eine E-Mail an ein Postfach samt ihrem Text), nach 90 Tagen — der Text der E-Mail bleibt als Nachricht im Anliegen; Lieferungen mit ungültiger Signatur werden schon nach 7 Tagen ganz gelöscht;
• die technischen Begleitdaten eines Anliegens (Browser, Seitenadresse, App-Version) nach 90 Tagen — das Anliegen selbst bleibt;
• Bildschirmfotos, die mit einem Anliegen über Formular, App oder E-Mail eingehen, nach 90 Tagen — Dateien, die ein Kunde im Kundenportal anhängt, bleiben wie das Anliegen selbst;
• Verfügbarkeitsprüfungen nach 30 Tagen;
• Fehler aus angebundenen Fehlerdiensten, sobald sie behoben oder ausgeblendet sind, 30 Tage danach, alle übrigen 90 Tage nach ihrem letzten Auftreten;
• gelesene Benachrichtigungen in der Software 30 Tage nach dem Lesen;
• Einträge im Änderungsprotokoll und im Aktivitätsverlauf nach der Frist, die der Inhaber unter „Einstellungen › Aufbewahrung“ wählt — ab Werk 12 Monate, gezählt in ganzen Monaten. Für Betriebe, die sich vor dem 14.10.2026 registriert haben, gilt bis zu dieser Wahl die bisherige Regel: Einträge im Änderungsprotokoll 3 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind, der Aktivitätsverlauf ohne Frist. Einträge zu Rechnungen und Zahlungen (Festschreiben, Storno, Versand, Zahlungserinnerung und Mahnung, Buchung und Erstattung einer Zahlung sowie jede Änderung an Rechnungen, Rechnungspositionen, Zahlungen, Mahnstufen und Abos) bleiben in jedem Fall 10 Jahre;
• geschlossene Anliegen und abgelehnte oder abgelaufene Angebote nach der Frist, die der Inhaber dort wählt — ab Werk 12 Monate nach der Schließung bzw. nach Ablehnung oder Ende der Gültigkeit; Anliegen samt Nachrichten und Anhängen. Anliegen mit Rechnung oder Zeiteintrag und Angebote, aus denen eine Rechnung wurde, bleiben. Bei Betrieben, die sich vor dem 14.10.2026 registriert haben, löscht die Software sie erst, wenn der Inhaber eine Frist wählt;
• die Läufe von KI-Agenten 30 Tage nach dem Lauf;
• die Vermerke über Zugriffe des Anbieters und beendete Support-Zugänge 6 Monate nach dem Zugriff bzw. dem Ende des Zugangs;
• widerrufene API-Schlüssel und getrennte Verbindungen von KI-Apps samt ihren Nutzungsangaben 90 Tage nach dem Widerruf;
• die täglichen, verschlüsselten Kopien der Datenbank (Cloudflare R2, EU) spätestens 35 Tage nach ihrer Erstellung;
• der gesamte Bereich eines Betriebs 30 Tage nach dem Ende seines Vertrags;
• die Kopie einer gelöschten oder ersetzten Datei in der täglichen, verschlüsselten Sicherung der Dateien (Cloudflare R2, EU) 30 Tage nach der Löschung.

Einträge im Aktivitätsverlauf eines Projekts oder Kunden gehen schon mit diesem.

Die übrigen Daten — Projekte, Zeiten, Rechnungen und Anliegen ohne gewählte Frist — löscht der Betrieb, sobald seine Aufbewahrungspflichten es erlauben; Rechnungen etwa bewahrt er nach § 147 AO acht Jahre auf. Vorgänge ohne Kunde, die seit langem ruhen, legt die Software ihm zur Prüfung vor.

Für den Betrieb der Software setzen wir ein:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen — Betrieb der Server für Anwendung, Datenbank, Dateien und Sicherungen; Rechenzentrum in Nürnberg, Deutschland
• Supabase Pte. Ltd., Singapur — Datenbank, Dateiablage und Anmeldung; Speicherung in Frankfurt am Main (EU); Zugriffe zu Wartung und Support auch aus Staaten außerhalb der EU möglich, auch aus den USA
• Render Services, Inc., San Francisco, USA — Betrieb der Programmierschnittstelle, der Eingänge und der zeitgesteuerten Aufträge; Frankfurt am Main (EU)
• Vercel Inc., Covina, USA — Auslieferung der Weboberfläche und des Kundenportals; Serverfunktionen in Frankfurt am Main (EU); Auslieferung über Standorte weltweit
• Plus Five Five, Inc. (Resend), San Francisco, USA — Versand und Empfang von E-Mail; Versand aus Irland (EU); Nachrichten und Zustellprotokolle in den USA
• Functional Software, Inc. (Sentry), San Francisco, USA — Fehlerberichte und Überwachung der Verfügbarkeit; Speicherung in der EU
• Cloudflare, Inc., San Francisco, USA — Bot-Prüfung (Turnstile) an öffentlichen Formularen, Netzdienst vor der Programmierschnittstelle und verschlüsselte Datensicherung der Dateien und der Datenbank (R2, EU; Sicherungen der Datenbank bis 35 Tage); Bot-Prüfung und Netzdienst weltweit (Standort nahe der anfragenden Person); Datensicherung in der EU (R2-Speicher mit EU-Jurisdiktion), nur verschlüsselt, der Schlüssel liegt allein beim Anbieter

Dienste, die ein Betrieb selbst anbindet — ein KI-Werkzeug, einen eigenen Mailserver (SMTP), einen Hosting-, Fehler- oder Zahlungsdienst wie Stripe —, sind seine Empfänger und nicht unsere Unterauftragsverarbeiter; für sie gilt seine eigene Information. Hat ein Betrieb einen eigenen Mailserver eingetragen, übergeben wir seine Mails in seinem Auftrag diesem Server statt Resend.

Betreibt ein Betrieb über „Dienste“ eigene Apps auf Servern, die er an VentionDesk anschließt, verantwortet er auch die Daten dieser Apps und ihrer Nutzer; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag nach Ziffer 2 und 5a des Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Wo der Server steht und bei wem er ihn mietet, bestimmt der Betrieb; dessen Anbieter ist Empfänger des Betriebs und nicht unser Unterauftragsverarbeiter.

Beim Aufruf einer solchen App entsteht auf dem Server ein Zugriffsprotokoll: Zeitpunkt, Host, Methode, aufgerufene Adresse ohne Suchparameter, Status, Dauer und Größe der Antwort. Die IP-Adresse wird schon beim Schreiben gekürzt (IPv4 auf die ersten drei Blöcke, IPv6 auf die ersten 48 Bit); Kopfzeilen wie Cookies, Anmeldedaten und Browserkennung werden nicht gespeichert. Das Protokoll wird nach sieben Tagen gelöscht, spätestens nach acht Tagen; daraus gezählte Anfragen je Minute ohne Adresse bleiben sieben Tage, je Stunde 90 Tage.

Vorschauen, die ein Betrieb über „Dienste“ schützt, öffnen sich nach der Anmeldung in VentionDesk („Nur Betrieb“) oder über einen Freigabe-Link. Dann setzt die Vorschau-Adresse das Cookie „vd_vorschau“: Es enthält nur die Adresse der Vorschau, den Ablauf und eine Prüfsumme, keine Kennung der Person, gilt nur für diese Vorschau und läuft nach zwölf Stunden ab, bei einem Freigabe-Link mit dessen Ablauf („HttpOnly“, „Secure“, „SameSite=Lax“). Der Zugriff auf Ihr Endgerät ist für den Zugang unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wer sich für eine Vorschau anmeldet und wer einen Freigabe-Link erzeugt, steht im Aktivitätsprotokoll des Betriebs.

Inhaber und Mitarbeitende eines Betriebs können KI-Apps wie Claude, ChatGPT oder Cursor über die Anmeldung von VentionDesk (OAuth) mit dem Bereich ihres Betriebs verbinden. Welche Rechte Mitarbeitende dabei vergeben dürfen, legt der Inhaber des Betriebs fest. Bei der Verbindung wählt die Person Betrieb, Rechte und Projekte; die App liest und schreibt danach nur in diesem Rahmen, und was sie liest, geht an ihren Anbieter (etwa Anthropic, OpenAI oder Anysphere). Diese Anbieter sind Empfänger des Betriebs; über die Übermittlung entscheidet er, nicht wir. Kundenkonten des Kundenportals können keine KI-App verbinden.

Gespeichert werden App, Person, Rechte, Projekte und die Zeitpunkte von Verbindung, letzter Nutzung und Trennung; die Anmeldung der App läuft über Supabase (siehe Dienstleister). Eine Verbindung lässt sich jederzeit unter „Einstellungen › KI-Apps“ trennen — von der Person selbst und vom Inhaber für jede Verbindung seines Betriebs —, und sie endet nach 90 Tagen ohne Nutzung. Die Angaben zu einer beendeten Verbindung bleiben als Nachweis 90 Tage im Bereich des Betriebs, längstens bis er oder das Konto der Person gelöscht wird.

Ein Betrieb kann in VentionDesk Termine führen: Titel, Zeit, Ort oder Meeting-Link, Kunde, Projekt, eine Notiz und die E-Mail-Adressen der Teilnehmer. Auch diese Daten verantwortet der Betrieb; sie liegen in seinem Bereich und gehen mit dem Kunden, zu dem sie gehören, oder mit dem Bereich. Einen Meeting-Link speichert und zeigt die Software nur — sie ruft den Meeting-Dienst nicht auf.

Wer im Betrieb ein internes Konto hat, kann einen geheimen Abo-Link erstellen, über den eine Kalender-App (etwa Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook) die Termine des Betriebs regelmäßig abruft. Der Abruf liefert Titel, Zeit, Ort, Meeting-Link, Kunde und Projekt an den Anbieter dieser App — keine Notizen und keine Teilnehmer-Adressen. Welche App das ist, entscheidet die Person, die den Link einträgt; der Anbieter ist Empfänger des Betriebs. Gespeichert werden nur ein Prüfwert des Links, der Zeitpunkt seiner Erstellung und der des letzten Abrufs, keine IP-Adresse. Der Link lässt sich jederzeit unter „Betrieb › Kalender“ ersetzen oder widerrufen; er erlischt mit dem Konto, mit der Mitgliedschaft im Betrieb und mit dessen Sperre.

Nur auf ausdrücklichen Klick („Einladung per Mail senden“ beim Anlegen, Ändern oder Löschen eines Termins) verschickt die Software im Auftrag des Betriebs eine Einladung, Änderung oder Absage mit Kalenderdatei (.ics) an die Adresse des Kunden aus der Kundenakte und an die Teilnehmer — über denselben Weg wie die übrigen Mails des Betriebs (siehe „Dienstleister“). Jede Mail enthält Titel, Zeit, Ort und Meeting-Link, den Namen des Betriebs und die Adresse der Person, die einlädt, sowie die Adresse ihres Empfängers — keine Notiz und nicht die Adressen der übrigen Teilnehmer. Am Termin gespeichert werden, wer die Einladung hält, wann zuletzt verschickt wurde und eine laufende Fassungsnummer; das Protokoll nennt nur Anzahlen. Zu- und Absagen aus den Kalender-Apps gehen an die Person, die eingeladen hat, nicht an VentionDesk.

Eine direkte Anbindung an Google, Microsoft, Zoom, Webex oder Calendly gibt es derzeit nicht; diese Anbieter erhalten von VentionDesk keine Daten.

Die Angaben bei der Registrierung — Name und Geschäftsanschrift des Unternehmens, Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse — sind für den Abschluss des Vertrags erforderlich. Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, sie bereitzustellen; ohne sie können wir aber kein Konto anlegen und keinen Vertrag schließen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt — weder bei der Registrierung noch bei der Verarbeitung in VentionDesk.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung aus berechtigtem Interesse aus Gründen Ihrer besonderen Situation zu widersprechen (Art. 15 bis 21 DSGVO). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer Löschung vorgehen.

Anfragen zu Teil 1 richten Sie an support@ventiondesk.com; wir antworten innerhalb eines Monats und fragen nach, wenn Zweifel bestehen, ob die Anfrage von Ihnen stammt. Anfragen zu Teil 2 richten Sie an den Betrieb, der Ihre Daten führt.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für Teil 1 zuständig ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen, Georgstraße 122–124, 27570 Bremerhaven. Für Teil 2 richtet sich die Zuständigkeit nach dem Sitz des Betriebs.

Diese Erklärung hat den Stand vom 10.11.2026.