Datenexport und Anbieterwechsel

Die Daten eines Betriebs in VentionDesk gehören dem Betrieb. Er kann sie jederzeit vollständig herunterladen und zu einem anderen Anbieter oder in eigene Systeme mitnehmen, ohne Entgelt. Wie ein Wechsel abläuft, regelt Ziffer 6a der AGB; diese Seite beschreibt, was der Export enthält und wie er aufgebaut ist.

• Der Inhaber des Betriebs lädt den Export in der Software unter „Einstellungen › Abo“ mit „Daten exportieren“ herunter — jederzeit, beliebig oft.
• Ist der Zugang gesperrt (Zahlungsverzug, Testphase oder Abo beendet), steht derselbe Knopf auf der Sperrseite. Nach dem Ende des Vertrags bleibt der Export 30 Tage lang möglich (Abrufzeitraum); danach werden die Daten gelöscht.
• Nur der Inhaber: Mitarbeitende sehen keine Finanzdaten, und ein Export ohne sie sähe vollständig aus, ohne es zu sein.

Der Export ist eine ZIP-Datei (VentionDesk-Export-<JJJJ-MM-TT>.zip). Darin liegt ein Ordner VentionDesk-Export-<kürzel>-<JJJJ-MM-TT>, das Kürzel ist das des Betriebs, mit drei Teilen:

• daten.json — alle Fachdaten als JSON (UTF-8).
• dateien/<ablage>/<pfad> — jede gespeicherte Datei im Originalformat, so wie sie hochgeladen oder erzeugt wurde (Dokumente, Anhänge, Bildschirmfotos, Rechnungs- und Stornobelege als PDF).
• manifest.json — am Ende des Archivs: welche Datei zu welchem Datensatz gehört und welche fehlt.

Ein Objekt mit diesen Feldern:

• format: immer ventiondesk-export; version: derzeit 2.
• erstelltAm: Zeitpunkt des Exports; betrieb: Kennung und Name.
• mitglieder: die Konten des Betriebs mit Kennung, Rolle, Name und E-Mail-Adresse — damit sich Urheber-Kennungen in den Datensätzen einer Person zuordnen lassen.
• tabellen: je Tabelle unter ihrem Namen eine Liste der Datensätze, jeder mit allen Spalten so, wie sie in der Datenbank stehen.

Für alle Datensätze gilt: Kennungen sind UUIDs, Verknüpfungen stehen als Kennung des anderen Datensatzes in Spalten mit der Endung _id, Zeitpunkte im Format ISO 8601 mit Zeitzone, Tage als JJJJ-MM-TT, Geldbeträge als ganze Zahl in Cent (Spalten mit der Endung _cents), leere Angaben als null. Wer einen Datensatz angelegt hat und wann, steht in den Spalten, die die Tabelle dafür führt (etwa created_at, uploaded_by, author_name).

• customers — Kunden mit Anschrift, Ansprechpartner und Portalschalter
• customer_rates — Stundensätze je Kunde
• contracts — Verträge mit Reaktionszeit, Stunden und Monatsbetrag
• projects — Projekte mit Status, Kunde und Einstellungen
• project_budgets — Budgets je Projekt
• cost_items — Laufende Kosten je Projekt
• roadmap_phases — Phasen der Roadmap je Projekt
• tasks — Aufgaben mit Status, Zuständigkeit und Beschreibung
• task_results — Verlauf je Aufgabe: Rückmeldungen und Entscheidungen
• task_links — Verknüpfungen von Aufgaben (Notizen, Commits, Adressen)
• notes — Notizen
• ideas — Ideen
• tickets — Vorgänge mit Absender, Frist und Status
• ticket_messages — Nachrichten und interne Notizen je Vorgang
• ticket_templates — Antwort-Bausteine
• attachments — Anhänge an Aufgaben, Notizen, Ideen und Nachrichten (Dateiname, Größe, Urheber)
• time_entries — Erfasste Zeiten
• quotes — Angebote
• quote_positions — Positionen der Angebote
• invoices — Rechnungen und Stornos
• invoice_positions — Positionen der Rechnungen
• payments — Zahlungseingänge
• dunning_events — Mahnstufen je Rechnung
• subscriptions — Wiederkehrende Rechnungen (Abos deiner Kunden)
• documents — Dokumentenablage: Titel, Kunde, Projekt, Freigabe
• activity_events — Verlauf je Projekt und Kunde
• settings — Briefkopf, Zahlungsziel, Umsatzsteuer, Mahnregeln
• mail_templates — Eigene Mailvorlagen
• project_inboxes — Postfächer je Projekt
• monitors — Verfügbarkeitsprüfungen: Adresse, Takt, letzter Stand
• project_hosting — Zuordnung von Projekten zu Hosting-Diensten (ohne Zugangsdaten)
• project_error_sources — Zuordnung von Projekten zu Fehlerdiensten (ohne Zugangsdaten)
• deployments — Deployments aus angebundenen Hosting-Diensten
• github_commits — Commits aus der GitHub-Anbindung
• github_pull_requests — Pull Requests aus der GitHub-Anbindung
• github_issues — Issues aus der GitHub-Anbindung
• github_check_runs — Prüfläufe aus der GitHub-Anbindung
• error_issues — Fehlermeldungen aus angebundenen Fehlerdiensten
• org_agreements — Zustimmungen zu AGB und Auftragsverarbeitung mit Fassung und Prüfsumme

Dieselben Felder format (hier ventiondesk-export-manifest), version, erstelltAm und betrieb, dazu:

• vollstaendig: true, wenn keine Datei fehlt.
• dateien: je enthaltener Datei ihr Pfad im Archiv (datei), Ablage und ursprünglicher Pfad, Größe in Bytes und die Datensätze, die sie nennen (quellen: Tabelle, Kennung, Spalte und bei Anhängen der Datensatz, an dem sie hängen).
• fehlend: je fehlender Datei Ablage, Pfad, Quellen und der Grund.

Gründe für eine fehlende Datei:

• nicht_lesbar — Im Speicher nicht gefunden oder nicht lesbar.
• pfad_unbrauchbar — Der gespeicherte Pfad ergibt keinen gültigen Dateinamen im Archiv.
• groessengrenze — Die Größengrenze des Exports (2 GiB Dateien) ist erreicht.
• anzahlgrenze — Die Höchstzahl an Dateien je Export ist erreicht.
• zeitgrenze — Die Zeitgrenze des Exports (10 Minuten) ist erreicht.

Je Tabelle höchstens 50.000 Datensätze, zusammen höchstens 2 GiB Dateien und 50.000 Dateien, höchstens 10 Minuten Laufzeit. Überschreitet eine Tabelle die Grenze, lehnt die Software den Export mit einem Hinweis ab; fehlen Dateien wegen einer Grenze, stehen sie in fehlend. In beiden Fällen stellen wir den Rest auf Anfrage an support@ventiondesk.com auf anderem Weg bereit, ohne Entgelt.

• Schlüssel für die Programmierschnittstelle und Zugangsdaten angebundener Dienste (api_keys, org_integrations) — geheime Zugangsdaten; gespeichert sind ohnehin nur Prüfwerte bzw. verschlüsselte Geheimnisse, die sich außerhalb der Software nicht verwenden lassen. Neu anlegen lassen sie sich beim neuen Anbieter.
• Protokolle der Software (audit_log, agent_runs, provider_access_log) — Betriebsdaten der Software, keine Inhalte. Die Vermerke über Zugriffe des Anbieters gibt es auf Anfrage als Auskunft.
• Messwerte und Zwischenstände (kpi_samples, monitor_checks, integration_sources, timers, notifications) — erzeugt die Software selbst aus den exportierten Daten oder hält sie nur kurz; Verfügbarkeitsprüfungen löscht sie ohnehin nach 30 Tagen.
• Anmeldedaten und Sitzungen der Konten — Sicherheitsdaten des Anmeldedienstes. Name, E-Mail-Adresse und Rolle der Mitglieder stehen im Export.
• Quelltext, Betriebsdaten des Anbieters und Daten anderer Betriebe — gehören nicht dem Betrieb.

Einen Wechsel verlangen Sie in Textform, etwa per E-Mail an support@ventiondesk.com, mit einer Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten. Danach bleibt die Software für eine Übergangszeit von höchstens 30 Tagen nutzbar, und wir unterstützen den Wechsel. Mit seinem Abschluss endet der Vertrag; die Daten bleiben danach 30 Tage abrufbar und werden dann vollständig gelöscht. Für Wechsel und Datenübertragung nehmen wir kein Entgelt. Maßgeblich ist Ziffer 6a der AGB.

VentionDesk betreibt Kutvention – Inh. Aykut Bicak in Bremen nach deutschem Recht. Die Infrastruktur stellen diese Dienstleister:

• Supabase Pte. Ltd., Singapur — Datenbank, Dateiablage und Anmeldung. Ort: Speicherung in Frankfurt am Main (EU); Zugriffe zu Wartung und Support auch aus Staaten außerhalb der EU möglich, auch aus den USA. Garantie: Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914).
• Render Services, Inc., San Francisco, USA — Betrieb der Programmierschnittstelle, der Eingänge und der zeitgesteuerten Aufträge. Ort: Frankfurt am Main (EU). Garantie: EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln.
• Vercel Inc., Covina, USA — Auslieferung der Weboberfläche und des Kundenportals. Ort: Serverfunktionen in Frankfurt am Main (EU); Auslieferung über Standorte weltweit. Garantie: EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln.
• Plus Five Five, Inc. (Resend), San Francisco, USA — Versand und Empfang von E-Mail. Ort: Versand aus Irland (EU); Nachrichten und Zustellprotokolle in den USA. Garantie: EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln.
• Functional Software, Inc. (Sentry), San Francisco, USA — Fehlerberichte und Überwachung der Verfügbarkeit. Ort: Speicherung in der EU. Garantie: EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln.
• Cloudflare, Inc., San Francisco, USA — Bot-Prüfung (Turnstile) an öffentlichen Formularen und Netzdienst vor der Programmierschnittstelle. Ort: weltweit (Standort nahe der anfragenden Person). Garantie: EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln.

Die Unternehmensgruppen dieser Dienstleister haben ihren Hauptsitz in den USA; Behörden dort können nach dortigem Recht Zugriff auf Daten verlangen, auf die die Unternehmen Zugriff haben, auch wenn die Daten in der EU gespeichert sind. Dagegen stehen: Speicherung der Datenbank und Dateien in Frankfurt am Main, Übertragung nur verschlüsselt, Verträge mit Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. nach dem EU-US Data Privacy Framework, und Ziffer 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags: Daten übermitteln wir ohne Weisung des Betriebs nur, wenn Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats uns dazu verpflichtet, und teilen das dem Betrieb vorher mit, soweit das Recht es nicht verbietet. Ob Dienstleister mit Sitz in den USA eine Anfrage dortiger Behörden erreicht, können wir nicht ausschließen.

Diese Beschreibung hat den Stand vom 30.09.2026.