Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von VentionDesk (die „Software“), angeboten von Kutvention – Inh. Aykut Bicak, Seewenjestraße 175A, 28237 Bremen, E-Mail support@ventiondesk.com („Anbieter“), gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen („Kunde“). An Verbraucher richtet sich das Angebot nicht. Fassung vom 2026-10-01.

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn der Anbieter ihnen nicht widerspricht. Individuelle Vereinbarungen, insbesondere über Tarif und Preis, gehen diesen Bedingungen vor.

Der Anbieter stellt die Software als Onlinedienst im Webbrowser bereit: Verwaltung von Kunden, Projekten, Aufgaben, Vorgängen mit Fristen, Zeiterfassung, Angeboten, Rechnungen und Dokumenten, ein Kundenportal für die Kunden des Kunden sowie eine Programmierschnittstelle, über die der Kunde eigene KI-Werkzeuge und Dienste anbinden kann. Der Umfang ergibt sich aus dem gewählten Tarif (Ziffer 4). Jeder Kunde erhält einen eigenen, von allen anderen Kunden getrennten Bereich.

KI-Dienste (etwa Claude von Anthropic) und Dienste, die der Kunde selbst anbindet (etwa Hosting-, Mail- oder Fehlerdienste mit eigenem Zugang), sind nicht Teil der Leistung; der Kunde nutzt dafür eigene Verträge und trägt deren Kosten selbst.

Der Kunde erhält für die Laufzeit das einfache, nicht übertragbare Recht, die Software für eigene Zwecke zu nutzen und seinen Beschäftigten und Kunden die Nutzung im dafür vorgesehenen Umfang zu ermöglichen.

Der Anbieter entwickelt die Software weiter. Er darf Funktionen ändern, ersetzen oder entfallen lassen, wenn das für den Kunden zumutbar ist und der vertragsgemäße Gebrauch nicht mehr als unerheblich eingeschränkt wird. Wesentliche Änderungen kündigt er mindestens sechs Wochen vorher in Textform an; der Kunde kann dann zu ihrem Wirksamwerden kündigen.

Fragen und Störungen nimmt der Anbieter unter support@ventiondesk.com entgegen und bearbeitet sie in angemessener Frist.

Der Vertrag kommt mit Abschluss der Registrierung zustande. Dabei bestätigt eine für den Kunden handlungsberechtigte Person diese Bedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag; der Anbieter speichert Zeitpunkt, Person und Fassung. Der Kunde schließt das Abonnement im gewählten Tarif ab und hinterlegt beim Zahlungsdienstleister Stripe ein Zahlungsmittel. Die ersten 14 Tage sind kostenlos; belastet wird erst ab ihrem Ende. Kündigt der Kunde vor Ende der Testphase, entstehen keine Kosten.

Bricht er den Abschluss bei Stripe ab, kann er die Testphase trotzdem nutzen und das Abonnement später abschließen; ohne Abonnement endet der Zugang mit der Testphase: Der Zugang wird gesperrt, die Daten bleiben weitere 30 Tage erhalten und werden danach gelöscht. Bis dahin bleiben der Export der Daten und der Abschluss eines Abonnements möglich; mit dem Abschluss endet die Sperre. Der Kunde hält seine Angaben bei der Registrierung vollständig und richtig und seine Zugangsdaten geheim.

Leistungsumfang und Grenzen der Tarife ergeben sich aus der folgenden Übersicht; die Preisübersicht unter ventiondesk.com/preise zeigt dieselben Angaben.

• Solo — 19,00 € pauschal je Monat; 1 Nutzer, bis zu 5 aktive Projekte, bis zu 2 Agenten-Schlüssel, ohne Kundenportal, Mailversand nur über ventiondesk.com
• Team — 15,00 € je Nutzer und Monat, mindestens 2 Nutzer; Nutzer unbegrenzt, aktive Projekte unbegrenzt, bis zu 10 Agenten-Schlüssel, mit Kundenportal, Mailversand von eigener Domain
• Enterprise — 12,00 € je Nutzer und Monat, mindestens 10 Nutzer; Nutzer unbegrenzt, aktive Projekte unbegrenzt, Agenten-Schlüssel unbegrenzt, mit Kundenportal, Mailversand von eigener Domain

Nutzer sind Personen mit Zugang zum Bereich des Kunden in den Rollen Inhaber und Mitarbeitende; Kunden im Kundenportal und Agenten-Schlüssel zählen nicht als Nutzer. Änderungen der Grenzen sind Leistungsänderungen nach Ziffer 2.

Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer und gelten bei jährlicher Zahlung im Voraus; bei monatlicher Zahlung erhöhen sie sich um 20 %. Gezahlt wird im Voraus über den Zahlungsdienstleister Stripe; die Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt.

Tarif und Zahl der Nutzer kann der Inhaber des Kunden in der Software unter „Einstellungen › Abo“ ändern. Ein Wechsel des Tarifs oder der Nutzerzahl gilt sofort; der Unterschied für den laufenden Abrechnungszeitraum wird anteilig auf der nächsten Rechnung verrechnet. Ein Wechsel der Zahlweise beginnt einen neuen Abrechnungszeitraum, wird sofort berechnet und gilt erst, wenn diese Zahlung eingegangen ist; ein Guthaben aus dem laufenden Abrechnungszeitraum wird angerechnet.

Der Anbieter kann die Preise höchstens einmal innerhalb von zwölf Monaten zum Beginn eines Abrechnungszeitraums anpassen und kündigt die Anpassung mindestens sechs Wochen vorher in Textform an. Eine Erhöhung ist höchstens im Verhältnis der Veränderung des vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Verbraucherpreisindex für Deutschland seit der letzten Preisfestsetzung zulässig. Ist der Index gesunken, senkt der Anbieter die Preise zum nächsten Abrechnungszeitraum im selben Verhältnis. Der Kunde kann zum Wirksamwerden einer Erhöhung kündigen.

Scheitert eine Zahlung, versucht Stripe den Einzug erneut. Ist der Kunde mit einem Betrag von mindestens einem Monatsentgelt in Verzug (bei jährlicher Zahlung ein Zwölftel des Jahresentgelts), darf der Anbieter den Zugang sperren, wenn er den Kunden vorher in Textform gemahnt, ihm eine Frist von mindestens zwei Wochen gesetzt und die Sperre mit ihrem Datum angekündigt hat und der Kunde bis zum Ablauf der Frist nicht zahlt. Die Sperre erfasst auch das Kundenportal des Kunden; darauf weist die Ankündigung hin. Die Daten bleiben dabei vollständig erhalten; der Export der Daten und die Zahlung bleiben möglich. Die Sperre endet, sobald die offenen Beträge gezahlt sind.

Das Abonnement läuft je nach Wahl einen Monat oder ein Jahr und verlängert sich jeweils um denselben Zeitraum, wenn es nicht bis zum Ende des Zeitraums gekündigt wird. Die Kündigung bedarf der Textform; die Kündigung in der Software unter „Einstellungen › Abo“ genügt und lässt sich dort bis zum Ende des Zeitraums zurücknehmen. Der Anbieter kann ordentlich zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen, bei monatlicher Zahlung mit einer Frist von einem Monat. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Endet ein Abonnement mit jährlicher Zahlung vorzeitig durch Kündigung nach Ziffer 2, 11 oder 12, nach Ziffer 7 des Auftragsverarbeitungsvertrags oder aus einem wichtigen Grund, den der Anbieter zu vertreten hat, erstattet der Anbieter das im Voraus gezahlte Entgelt für die Zeit nach Vertragsende anteilig.

Nach Vertragsende (bei einem Wechsel nach Ziffer 6a: nach der Übergangszeit) wird der Zugang gesperrt. Die Daten bleiben danach 30 Tage erhalten (Abrufzeitraum); in dieser Zeit bleiben der Export der Daten und die Zahlung möglich. Danach werden die Daten vollständig gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung beim Anbieter besteht; die täglichen Sicherungen laufen spätestens sieben Tage danach ab. Auf Wunsch des Kunden löscht der Anbieter die Daten schon vor Ablauf der 30 Tage. Die Löschung bestätigt der Anbieter auf Wunsch in Textform.

1. Der Kunde kann jederzeit mit einer Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten verlangen, zu einem anderen Anbieter oder in eigene Systeme zu wechseln oder seine Daten zu übertragen; er kann dies mit der Kündigung nach Ziffer 6 verbinden. Das Verlangen bedarf der Textform; eine E-Mail an support@ventiondesk.com genügt.
2. Nach Ablauf der Ankündigungsfrist beginnt eine Übergangszeit von höchstens 30 Tagen. In ihr bleibt die Software im vereinbarten Umfang nutzbar, und der Anbieter unterstützt den Wechsel in angemessenem Umfang. Ist die Übergangszeit technisch nicht einzuhalten, teilt der Anbieter das innerhalb von 14 Werktagen nach dem Verlangen mit Begründung mit und nennt eine andere Frist.
3. Exportierbar sind die Inhalts- und Geschäftsdaten, die der Kunde, seine Nutzer, Kunden im Kundenportal und angebundene Dienste in der Software angelegt haben, samt Dateien und zugeordneten Metadaten wie Urheber, Zeitpunkte und Verknüpfungen, als JSON und in den Originalformaten der Dateien. Nicht exportiert werden Quelltext und interne Betriebsdaten des Anbieters, Daten anderer Kunden, geheime Zugangsdaten wie Schlüssel und Kennwörter sowie Protokoll- und Messdaten, die die Software selbst erzeugt. Welche Daten im Einzelnen dazugehören, in welchen Formaten und Datenstrukturen, beschreibt der Anbieter abschließend unter ventiondesk.com/export.
4. Die Übergangszeit endet mit dem Abschluss des Wechsels, spätestens mit ihrem Ablauf; damit endet der Vertrag. Danach kann der Kunde die Daten mindestens 30 Tage abrufen (Abrufzeitraum nach Ziffer 6). Anschließend löscht der Anbieter sie vollständig, Sicherungen mit ihrem regulären Ablauf, und bestätigt die Löschung auf Wunsch in Textform.
5. Für den Wechsel und die Datenübertragung erhebt der Anbieter kein Entgelt.

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit; eine bestimmte Verfügbarkeitsquote schuldet er nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart ist. Wartungsarbeiten führt er möglichst außerhalb üblicher Geschäftszeiten durch und kündigt längere Unterbrechungen vorher an; dringende Arbeiten zur Abwehr von Sicherheitsrisiken darf er ohne Ankündigung durchführen. Nicht vom Anbieter zu vertreten sind Störungen, die ausschließlich auf Umständen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters und seiner zur Leistungserbringung eingesetzten Dienstleister beruhen, insbesondere allgemeine Störungen des Internets oder höhere Gewalt.

Der Kunde vergibt Zugänge nur an eigene Beschäftigte, an Personen, die für ihn tätig sind, und an seine Kunden für das Kundenportal, jeweils mit der Rolle, die ihre Aufgabe erfordert, und nimmt einen Zugang unverzüglich zurück, wenn die Tätigkeit endet.

Der Kunde nutzt die Software nur für rechtmäßige Zwecke, speichert keine Inhalte, die Rechte Dritter verletzen, bringt keine Schadsoftware ein und führt ohne Zustimmung des Anbieters keine Last- oder Sicherheitstests und keine automatisierten Massenabrufe außerhalb der Programmierschnittstelle durch; das gilt nicht für Sicherheitsprüfungen, die vollständig nach den unter ventiondesk.com/sicherheit veröffentlichten Regeln erfolgen. Er ist für die Inhalte verantwortlich, die er, seine Nutzer und angebundene KI-Werkzeuge in der Software anlegen, und für Nachrichten, die er über die Software an seine Kunden versendet. Eigene Daten, die er außerhalb der Software benötigt, sichert er durch regelmäßigen Export. Seine Rechnungen und Belege bewahrt der Kunde nach den gesetzlichen Fristen selbst auf; VentionDesk ist kein Archiv im Sinne der steuerlichen Aufbewahrungspflichten.

Den Inhalt der Daten prüft der Anbieter nicht von sich aus. Hinweise auf rechtswidrige Inhalte nimmt er über den Meldeweg entgegen, der unter ventiondesk.com/impressum beschrieben ist, bestätigt ihren Eingang und teilt der meldenden Person seine Entscheidung mit. Nach Prüfung kann er einen solchen Inhalt sperren, unter den Voraussetzungen der Ziffer 8a auch den Zugang; jede solche Maßnahme begründet er dem Kunden in Textform und weist dabei auf die Rechtsbehelfe hin, einschließlich des Rechtswegs.

1. Unabhängig von Ziffer 5 darf der Anbieter den Zugang des Kunden nur sperren, wenn und solange einer der folgenden Gründe vorliegt:
   1. ein schwerwiegender oder trotz Abmahnung wiederholter Verstoß des Kunden oder seiner Nutzer gegen die Pflichten aus Ziffer 8;
   2. ein rechtswidriger Inhalt, der dem Anbieter gemeldet wurde und sich nach Prüfung (Ziffer 8) nicht durch ein milderes Mittel, insbesondere das Sperren des einzelnen Inhalts, abstellen lässt;
   3. eine konkrete Gefahr für die Sicherheit der Software, für Daten oder für andere Kunden, die vom Bereich des Kunden ausgeht, etwa durch Schadsoftware, einen missbrauchten Zugang oder einen Angriff;
   4. eine behördliche oder gerichtliche Anordnung, die den Anbieter zur Sperre verpflichtet.
   Aus anderen Gründen sperrt der Anbieter nicht; für Zahlungsverzug gilt allein Ziffer 5.
2. Vor einer Sperre mahnt der Anbieter den Kunden in Textform ab und setzt ihm eine angemessene Frist zur Abhilfe, soweit das zumutbar ist. Ohne vorherige Abmahnung sperrt er nur, wenn eine akute Gefahr für die Sicherheit der Software, für Daten oder für Dritte besteht oder eine Anordnung nach Absatz 1 Buchstabe d sofortiges Handeln verlangt. Die Sperre des Zugangs setzt voraus, dass mildere Mittel nicht ausreichen.
3. Die Sperre teilt der Anbieter dem Inhaber des Kunden unverzüglich in Textform mit, und zwar mit dem Grund nach Absatz 1, den maßgeblichen Tatsachen, der Angabe, ob die Entscheidung auf einer Meldung beruht und ob sie automatisiert getroffen wurde, sowie mit einem Hinweis auf die Möglichkeiten, sich dagegen zu wenden, einschließlich des Rechtswegs. Das gilt nicht, soweit eine Anordnung nach Absatz 1 Buchstabe d die Mitteilung untersagt.
4. Während der Sperre bleiben die Daten vollständig erhalten, und der Inhaber des Kunden kann sie weiterhin exportieren, soweit keine Anordnung nach Absatz 1 Buchstabe d entgegensteht. Die Sperre erfasst auch das Kundenportal, die Programmierschnittstelle und die Eingänge des Kunden. Für Anträge betroffener Personen gilt Ziffer 8 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
5. Der Anbieter hebt die Sperre auf, sobald ihr Grund entfällt, und teilt das dem Inhaber des Kunden in Textform mit. Der Kunde kann jederzeit in Textform darlegen, dass der Grund entfallen ist oder nicht bestand; der Anbieter prüft das unverzüglich und teilt ihm das Ergebnis mit.
6. Hat der Kunde den Grund der Sperre zu vertreten, bleibt er für ihre Dauer zur Zahlung der vereinbarten Vergütung verpflichtet. Andernfalls schuldet er für die Dauer der Sperre keine Vergütung; ein im Voraus gezahltes Entgelt für diese Zeit rechnet der Anbieter an oder erstattet es. Das Recht beider Seiten zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag, dem der Kunde bei der Registrierung zustimmt; in Fragen des Datenschutzes geht er diesen Bedingungen vor. Die Daten des Kunden bleiben seine Daten; der Anbieter nutzt sie nur zur Erbringung der Leistung und nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen.

Auf Inhalte eines Kunden greift der Anbieter nur zur Abwehr einer Störung, zur Wiederherstellung von Daten, zur Unterstützung auf Anfrage des Kunden, auf dessen ausdrückliche Weisung oder zur Prüfung eines gemeldeten rechtswidrigen Inhalts (Ziffer 8) zu — über einen Support-Zugang in der Software, über dessen Beginn und Ende er den Inhaber des Kunden per E-Mail informiert, oder unmittelbar auf Datenbank oder Dateiablage. Einzelheiten regelt Ziffer 4 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.

Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Ein Mitverschulden des Kunden, insbesondere wenn er zumutbare und bereitgestellte Export- oder Sicherungsmöglichkeiten nicht nutzt, bleibt nach den gesetzlichen Vorschriften unberührt.

Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel (§ 536a Abs. 1 BGB) ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht, soweit der Anbieter einen Mangel arglistig verschwiegen oder eine Garantie übernommen hat. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

Der Anbieter kann diese Bedingungen ändern, wenn es dafür einen sachlichen Grund gibt (etwa eine geänderte Rechtslage, neue Funktionen oder neue Anforderungen an die Sicherheit) und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird; Tarif und Preis ändert er nicht auf diesem Weg, für Preise gilt Ziffer 4. Er teilt die Änderung mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Die geänderte Fassung wird dem Inhaber des Kunden bei der nächsten Anmeldung vorgelegt; er kann ihr zustimmen oder sie ablehnen, und die Software bleibt in beiden Fällen nutzbar. Lehnt er ab, gilt die bisherige Fassung weiter; der Kunde kann dann zum Inkrafttreten der Änderung kündigen, der Anbieter nach Ziffer 6.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Bremen, soweit der Kunde Kaufmann ist. Erklärungen zu diesem Vertrag bedürfen der Textform; eine E-Mail genügt. Der Anbieter darf den Vertrag samt Auftragsverarbeitungsvertrag auf eine von ihm beherrschte Gesellschaft übertragen, die VentionDesk weiter betreibt. Voraussetzung ist, dass die übernehmende Gesellschaft alle Pflichten des Anbieters aus diesem Vertrag und dem Auftragsverarbeitungsvertrag übernimmt und die dort vereinbarten Unterauftragsverarbeiter und technischen und organisatorischen Maßnahmen unverändert weiterführt. Der Anbieter teilt die Übertragung mindestens vier Wochen vorher in Textform mit, und der Kunde kann zum Zeitpunkt der Übertragung kündigen. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; an ihre Stelle tritt die gesetzliche Regelung.