Finans

Finansı yalnızca işletme sahibi görür. Dört sekme: Teklifler, Faturalar, Ödeme hatırlatmaları ve Abonelikler. VentionDesk tüm tutarları kuruş (cent) olarak hesaplar; yuvarlama tam olarak tek bir yerde yapılır — kalemden nete, ardından net tutar üzerinden KDV.

Numara serileri

Fatura numaraları sıralı ve boşluksuzdur (§ 14 UStG, Alman KDV Kanunu). Bu yüzden bir taslağın numarası yoktur: Numaralı bir taslak silindiğinde, numara serisinin önlemesi gereken boşluğun ta kendisi oluşurdu.

Faturalar

En üstte “Açık”, “Vadesi geçmiş”, “Ödendi” ve “Faturalanmamış” temel göstergeleri, altında proje başına “Faturala” ile “Projeye göre faturalanmamış” bulunur.

Fatura oluşturma

• “+ Yeni fatura”: müşteri, proje, hizmet dönemi (veya “Hizmet tarihi fatura tarihiyle aynı”), ödeme vadesi ve KDV. “Oluşturduktan sonra” altında “Taslak olarak”, “Kesinleştir ve gönder” veya “Kesinleştir ve ödendi olarak kaydet”i seçersin.
• “Saatlerden faturala”: proje, “Şu tarih dahil”, ödeme vadesi, KDV, ardından “Taslak oluştur”. Her açık, faturalanabilir zaman kaydı tarih ve faaliyetle kendi kalemi olur; hizmet dönemi kayıtlardan çıkar. Müşteri için saatlik ücret kayıtlı değilse taslak oluşmaz.

KDV: %19 veya %7. %0 yalnızca KDV kimlik numarası olan, başka bir AB ülkesindeki kurumsal müşteriler için tersine vergilendirme (reverse charge) olarak vardır. VentionDesk küçük işletme düzenlemesini (Kleinunternehmerregelung) desteklemez.

E-fatura: VentionDesk faturaları § 14 UStG'ye göre zorunlu bilgileri içeren PDF olarak oluşturur. Yapılandırılmış e-fatura (EN 16931, ör. ZUGFeRD) henüz yerleşik değil. Almanya'da yurt içindeki işletmelere kesilen faturalarda bu, önceki yıl cirosu 800.000 Euro'yu aşan işletmeler için 2027'den, herkes için 2028'den itibaren zorunludur — burada eksik olduğu sürece bunun için başka bir araca ihtiyacın var.

Taslaktan ödenmiş faturaya

Bir faturaya tıklamak yan paneli açar.

• Taslak: “Kesinleştir”, “Düzenle”, “Taslağı sil”. Kesinleştirme numarayı verir, faturayı değişikliklere karşı kilitler ve PDF'i belge olarak saklar.
• Kesinleştirilmiş: “Gönder” veya “Yeniden gönder”, “Belgeyi aç” (PDF), “Ödendi olarak işaretle” — kısmi bir ödemenin fazla ödemeye dönüşmemesi için brüt tutar değil açık kalan kaydedilir —, “Ödeme hatırlatması” (ücretsiz, hatırlatma kademesi değil) ve “Faturayı iptal et”.
• İptal bir neden ve hizmetin verilip verilmediği bilgisini gerektirir; müşteriye gönderebileceğin bir iptal belgesi oluşur. Kesinleştirilmiş bir fatura asla silinmez, yalnızca iptal edilir.
• Stripe ile ödendi: “Stripe ile iade et” Stripe'ta iade yapar; iade, Stripe onaylar onaylamaz kaydedilir.

Stripe üzerinden ödeme bağlantısı

Stripe bağlıysa ve webhook kuruluysa her fatura e-postası ve her fatura belgesi bir ödeme bağlantısı (/pay/…) taşır. Bağlantı müşterini açık tutar için Stripe'ın ödeme sayfasına götürür; para senin Stripe hesabına gider ve VentionDesk ödemeyi faturaya kaydeder. Bağlantı eksiksiz değilse yan panel neyin eksik olduğunu söyler (“Ödeme bağlantısı yok: …”). Bir test anahtarıyla yalnızca “Ödeme bağlantısını kopyala (test modu)” vardır.

Yıllık dışa aktarma

Bir yıl seç, “Yıllık dışa aktarma”: Mali müşavirin için faturalar, kalemler, ödemeler, ödeme hatırlatmaları, teklifler ve iptaller için CSV dosyaları ile PDF olarak tüm belgeleri içeren bir ZIP.

Ödeme hatırlatmaları

Hatırlatma çalışması her gece vadesi geçmiş faturaları kontrol eder ve vadesi gelen kademeyi belirler:

Gecikme faizi: temel faiz oranının (Ayarlar › Finans) dokuz puan üzeri, açık tutar üzerinden gün bazında hesaplanır. Çalıştırma yalnızca karar verir — kademeyi belirler ve ödeme hatırlatmasını oluşturur; gönderme elle yapılır, vadesi gelen kademenin düğmesiyle, örneğin “Gönder: Hatırlatma” veya “Gönder: 1. ödeme hatırlatması”. “Hatırlatma çalışması” başlığındaki “Otomatik açık” / “Otomatik kapalı” anahtarıyla gece çalıştırmasını açar veya kapatırsın. “Ödeme alındı” bir onaydan sonra açık tutarı ödeme olarak kaydeder. Alacak tahsili için bilerek bir düğme yoktur — bu adım VentionDesk'in dışındadır.

Teklifler

“Yeni teklif”: başlık, “Geçerlilik bitişi”, müşteri veya aday (henüz müşteri değil) ve isteğe bağlı bir proje, ardından “Taslak oluştur”. Numara gönderimde verilir. Duruma göre: “Teklifi gönder”, “Gönderildi olarak işaretle”, “Sipariş verildi”, “Reddedildi”, “Takip et”, “Proje oluştur ve kabul et”, “%50 avans faturala”, “PDF” ve “Sil”. Üstteki hat, hangi durumda kaç teklif olduğunu gösterir.

quotes:write iznine sahip bir ajan anahtarı, projelerinde teklif taslakları oluşturur (alıcı projenin müşterisidir), kalemler dahil değiştirir ve yeniden siler. Gönderme, kabul, ret ve “Proje oluştur ve kabul et” sende kalır — veritabanı onun bir taslağı daha ileri götürmesine izin vermez.

Abonelikler

Bakım veya barındırma gibi yinelenen hizmetler için. “+ Yeni abonelik”: müşteri, hizmet, net tutar, aralık (aylık veya üç aylık), ilk faturalama ve faturalama tarihinde ne olacağı — “Taslak oluştur” veya “Yalnızca hatırlat”. Tarihte gece çalıştırması bir fatura taslağı oluşturur; kesinleştirme ve gönderme elle yapılır. Kartta: “Şimdi faturala”, “Duraklat” ve “Devam ettir”. En üstte aylık yinelenen gelir bulunur.

E-posta metinleri

Fatura, ödeme hatırlatması, kademeli ödeme hatırlatması, iptal ve teklif e-postalarının metinlerini Ayarlar › E-posta şablonları altında uyarlarsın.