उपयोग गाइड

सेटिंग्स

सेटिंग्स में बाईं ओर चार समूहों वाली एक साइडबार है — व्यक्तिगत, वर्कस्पेस, संचार और टीम और एक्सेस — और दाईं ओर चुना हुआ पेज; साइडबार हर पेज पर बनी रहती है। फ़ोन पर और किसी संकरी विंडो में (डेस्कटॉप व्यू में भी) सेटिंग्स पहले सूची दिखाती है; टैप करने से पेज खुलता है, और ‹ सेटिंग्स वापस ले जाता है। स्टाफ़ सदस्य केवल व्यक्तिगत देखते हैं — दिखावट, साइन-इन और दूसरा फ़ैक्टर और अपने AI ऐप्स; बाकी सब मालिक के लिए है।

व्यक्तिगत (Personal)

दिखावट (Appearance)

रंग योजना (डार्क, लाइट या ऑटोमैटिक), व्यू (सामान्य या डेस्कटॉप) और भाषा। रंग योजना और व्यू केवल इस ब्राउज़र के लिए हैं, भाषा आपके खाते के लिए।

डेस्कटॉप व्यू (Desktop view)

दिखावट › व्यू में आप सामान्य और डेस्कटॉप के बीच बदलते हैं। डेस्कटॉप व्यू में हर हिस्सा VentionDesk के अंदर अपनी अलग विंडो में खुलता है — जैसे किसी ऑपरेटिंग सिस्टम पर:

साइडबार की जगह डॉक: डेस्कटॉप व्यू में बाईं ओर कोई साइडबार नहीं होता। जब आप इसे चालू करते हैं, तो साइडबार अपने नीचे-बाएँ कोने के चारों ओर नीचे मुड़ जाता है और निचले किनारे पर डॉक बन जाता है — इसीलिए सेटिंग्स सबसे बाईं ओर और ओवरव्यू सबसे दाईं ओर होता है, और विंडो पूरी चौड़ाई का इस्तेमाल करती हैं। माउस ले जाने पर या Tab से वहाँ पहुँचने पर डॉक आइकन का नाम दिखाता है। जब आप इसे बंद करते हैं, तो यह वापस मुड़ जाता है; अगर आपने अपने सिस्टम में “मोशन कम करें” सेट किया है, तो यह केवल धीरे से बदलता है।
डॉक में बिंदु: ऊपर दाईं ओर हरा बिंदु मतलब: विंडो खुली है। हरा घेरा मतलब: खुली है, लेकिन छोटी की हुई। सबसे आगे वाली विंडो अलग से हाइलाइट होती है। टिकट और फ़ाइनेंस पर गिनती ऊपर बाईं ओर होती है; संचालन पर ऊपर बाईं ओर लाल बिंदु तब दिखता है जब कोई स्रोत त्रुटि बताता है। अपने आइकन के बिना वाली विंडो — जैसे प्रोजेक्ट पेज या ग्राहक रिकॉर्ड — दाईं ओर डिवाइडर के पीछे होती हैं।
खोलना: डॉक में क्लिक करने से वह हिस्सा विंडो के रूप में खुलता है या खुली विंडो आगे आ जाती है। किसी दूसरे हिस्से का लिंक (जैसे प्रोजेक्ट से ग्राहक पर) उस हिस्से की विंडो खोलता है; एक ही हिस्से के अंदर (प्रोजेक्ट सूची → प्रोजेक्ट पेज) आप उसी विंडो में रहते हैं। सेटिंग्स अपने आइकन के नीचे एक ही विंडो रहती हैं, चाहे उनका कोई भी पेज खुला हो।
खिसकाना और आकार बदलना: टाइटल बार खींचने से विंडो खिसकती है; किनारे और कोने उसका आकार बदलते हैं। टाइटल बार पर डबल क्लिक से विंडो बड़ी होती है और पहले जैसी हो जाती है। बिना खींचे, टाइटल बार में … (बायाँ या दायाँ आधा, बीच में, बड़ा, छोटा) या कीबोर्ड इस्तेमाल करें: सबसे बाईं ओर वाले हैंडल पर फ़ोकस करें, फिर खिसकाने के लिए एरो कुंजियाँ और आकार बदलने के लिए Shift + एरो कुंजियाँ।
छोटा करना: – विंडो को डॉक में रख देता है। उसके आइकन पर क्लिक करने से वह वापस आती है; सबसे आगे वाली विंडो के आइकन पर क्लिक करने से वह छोटी हो जाती है।
बदलना: Ctrl + ` (1 के बाईं ओर वाली कुंजी) अगली विंडो पर ले जाता है, Shift के साथ पिछली पर।
याद रखना: स्थिति, आकार और खुली विंडो इसी ब्राउज़र में, हर खाते के लिए अलग, सेव होती हैं और फिर से लोड करने के बाद वापस आ जाती हैं। एक साथ अधिकतम आठ विंडो खुली रह सकती हैं।

डेस्कटॉप व्यू केवल लैपटॉप की चौड़ाई (1024 पिक्सेल) से, माउस या टचपैड के साथ उपलब्ध है। फ़ोन पर, बिना माउस वाले टैबलेट पर या पतली ब्राउज़र विंडो में हमेशा सामान्य व्यू लागू होता है — आपकी पसंद सेव रहती है और विंडो पर्याप्त चौड़ी होते ही फिर से लागू हो जाती है। किसी विंडो को अपने-आप पता नहीं चलता कि दूसरी विंडो में क्या बदला गया: … › फिर से लोड करें मौजूदा स्थिति लाता है।

मालिकों और स्टाफ़ सदस्यों के लिए; खाता मेन्यू › साइन-इन और दूसरा फ़ैक्टर से भी पहुँचा जा सकता है:

पासकी: “पासकी जोड़ें” (नाम वैकल्पिक), नाम बदलें और हटाएँ। ग्राहक खातों के पास यही ग्राहक पोर्टल में खाता मेन्यू › साइन-इन और सुरक्षा में होता है; जब तक वे पासकी नहीं बनाते या सूचना बंद नहीं करते, पोर्टल का शुरुआती पेज “पासकी सेट अप करें” दिखाता है।
दूसरा फ़ैक्टर (ऑथेंटिकेटर ऐप): “दूसरा फ़ैक्टर सेट अप करें”, QR कोड स्कैन करें, “ऐप का कोड” डालें और “सेट अप पूरा करें”।

मेरे AI ऐप्स (My AI apps)

यहाँ वे AI ऐप हैं (Claude, ChatGPT, Cursor, Codex …) जो साइन इन के ज़रिए VentionDesk से जुड़े हैं: ऐप, इंसान, अनुमतियाँ, प्रोजेक्ट, जुड़ने की तारीख़ और आख़िरी इस्तेमाल। हर व्यक्ति अपने कनेक्शन देखता और तोड़ता है; मालिक वर्कस्पेस के सभी कनेक्शन देखता है, उनमें से किसी को भी “डिस्कनेक्ट करें” कर सकता है और तय करता है कि स्टाफ़ सदस्य किसी AI ऐप को कौन-सी अनुमतियाँ दे सकते हैं (डिफ़ॉल्ट रूप से “केवल पढ़ना” और “Claude रनर” टेम्पलेट)। कोई कनेक्शन 90 दिनों तक इस्तेमाल न होने पर अपने-आप भी ख़त्म हो जाता है। ऐप कैसे जोड़ें: AI ऐप जोड़ें।

वर्कस्पेस (Workspace)

कंपनी विवरण (Company details)

इनवॉइस, कोटेशन और भुगतान रिमाइंडर के लिए लेटरहेड। ज़रूरी: इनवॉइस जारी करने वाले का नाम, पता और टैक्स नंबर या VAT ID। इसके अलावा संपर्क विवरण (ईमेल, फ़ोन, वेबसाइट)। अगर कोई ज़रूरी विवरण न हो, तो VentionDesk हर इनवॉइस PDF अस्वीकार कर देता है।

फ़ाइनेंस (Finances)

नए इनवॉइस के लिए डिफ़ॉल्ट: भुगतान शर्तें (7, 14 या 30 दिन), VAT (19 % या 7 %), विलंब ब्याज के लिए आधार ब्याज दर और स्वचालित भुगतान रिमाइंडर।

सब्सक्रिप्शन (Subscription)

सब्सक्रिप्शन सेक्शन प्लान, बिलिंग अंतराल और अवधि दिखाता है। यहाँ आप प्लान या बिलिंग अंतराल बदल सकते हैं (“सब्सक्रिप्शन बदलें”, फिर “पुष्टि करें”), भुगतान विवरण जोड़ या बदल सकते हैं, सब्सक्रिप्शन रद्द कर सकते हैं या रद्दीकरण वापस ले सकते हैं, VentionDesk के इनवॉइस और भुगतान इतिहास और इतिहास देख सकते हैं, नियम और डेटा प्रोसेसिंग अनुबंध पढ़ सकते हैं और डेटा एक्सपोर्ट कर सकते हैं — देखें डेटा एक्सपोर्ट।

संचार (Communication)

ईमेल भेजने वाला (Email sender)

आपका वर्कस्पेस आपके ग्राहकों के इनबॉक्स में ऐसे दिखता है — इनवॉइस, भुगतान रिमाइंडर, कोटेशन और टिकट के जवाबों में: भेजने वाले का नाम और मेलबॉक्स का नाम। इनके जवाब VentionDesk में टिकट के रूप में आते हैं; पुराने मेलबॉक्स नामों पर भी जवाब आते रहते हैं। Team प्लान से “अपना डोमेन” कार्ड मिलता है: अपने डोमेन पर एक भेजने वाला पता डालें, “डोमेन जोड़ें”, दिखाए गए DNS रिकॉर्ड अपने DNS प्रोवाइडर के यहाँ सेट करें और “जाँचें”। इसकी जगह आप अपनी ईमेल सेवा से भी भेज सकते हैं — देखें इंटीग्रेशन।

ईमेल टेम्पलेट (Email templates)

VentionDesk जो ईमेल भेजता है, उनके टेक्स्ट: इनवॉइस भेजें, भुगतान रिमाइंडर, बकाया नोटिस, रद्दीकरण, कोटेशन भेजें, टिकट का जवाब, प्राप्ति की पुष्टि, नया टिकट (आंतरिक) — सूचनाएँ से आपके वर्कस्पेस को जाने वाला ईमेल, अनुरोध के टेक्स्ट के बिना —, टिकट फिर से खोला गया (आंतरिक) — वही ईमेल जब कोई ग्राहक हल हो चुका टिकट फिर से खोलता है, उसके संदेश के टेक्स्ट के बिना —, नए सदस्य को सूचना और ग्राहक पोर्टल का आमंत्रण। एडिटर में विषय, HTML और डालने के लिए प्लेसहोल्डर हैं, HTML और सादे टेक्स्ट के रूप में प्रीव्यू, और “सेव करें”, “डिफ़ॉल्ट लोड करें” और “रीसेट करें”।

सूचनाएँ (Notifications)

“सूचनाएँ” में आप तय करते हैं कि हर नए टिकट पर वर्कस्पेस को ईमेल जाए या नहीं: चालू या बंद (डिफ़ॉल्ट रूप से चालू), किन पतों पर (कोई प्रविष्टि न हो तो मालिकों को, अपने दस पते तक), किन चैनलों के लिए और किस प्राथमिकता से। ईमेल हर टिकट पर एक बार भेजा जाता है और चैनल, ग्राहक, प्रोजेक्ट, प्राथमिकता, समय-सीमा और एक लिंक बताता है — इसमें जान-बूझकर अनुरोध का टेक्स्ट नहीं होता। अगर आप ख़ुद हाथ से टिकट बनाते हैं, तो उसके लिए आपको ईमेल नहीं मिलता।

एक दूसरा स्विच, यह भी डिफ़ॉल्ट रूप से चालू: “टिकट TK-… फिर से खोला गया” ईमेल, जैसे ही कोई ग्राहक किसी हल हो चुके टिकट को संदेश भेजकर फिर से खोलता है। यह उन्हीं प्राप्तकर्ताओं को, उन्हीं चैनलों और उसी न्यूनतम प्राथमिकता के साथ, हर बार फिर से खुलने पर एक बार जाता है, और इसमें भी संदेश का टेक्स्ट नहीं होता। जो टिकट “प्रतीक्षा में” और “खुला” के बीच आता-जाता है, वह इसे ट्रिगर नहीं करता — केवल “हल हुआ” से फिर से खुलना।

टीम और एक्सेस (Team & access)

सदस्य (Members)

“किसके पास एक्सेस है” सूची वर्कस्पेस का हर खाता दिखाती है; यहाँ आप भूमिका बदलते हैं या किसी सदस्य को हटाते हैं, और खोज नाम और ईमेल पते से ढूँढती है। “+” “लोगों को आमंत्रित करें” खोलता है: ईमेल पता और भूमिका (स्टाफ़ सदस्य या मालिक), फिर “आमंत्रित करें”। ग्राहक पोर्टल का एक्सेस यहाँ नहीं, बल्कि ग्राहक रिकॉर्ड में बनता है।

API कुंजियाँ (API keys)

“नई कुंजी बनाएँ” एक एजेंट कुंजी बनाता है (टास्क लेती है — Claude या आपकी अपनी स्क्रिप्ट के लिए)। इनटेक कुंजियाँ टिकट इनटेक में अपने प्रोजेक्ट के साथ बनती हैं।

नाम — यह किसलिए है?
समाप्ति (सुझाव: 365 दिन) या “हमेशा मान्य (कभी समाप्त नहीं होती)”।
अनुमतियाँ (स्कोप)। टिकट पढ़ना, ग्राहकों को जवाब देना, इनवॉइस और कोटेशन ड्राफ़्ट, त्रुटियाँ पढ़ना और उन्हें हल के रूप में चिह्नित करना, समय और मुख्य आँकड़े पढ़ना, रोडमैप संभालना और आइडिया बनाना डिफ़ॉल्ट रूप से बंद हैं; अगर आप इनमें से कोई चुनते हैं, तो नीचे फ़ॉर्म बताता है कि कुंजी तब क्या कर सकती है (सभी स्कोप Claude और MCP में)।
प्रोजेक्ट: “सभी प्रोजेक्ट” या एक चयन।

“कुंजी बनाएँ” के बाद सादा टेक्स्ट ठीक एक बार दिखता है — इसे अभी कॉपी करें। इसके बाद VentionDesk केवल एक फ़िंगरप्रिंट रखता है; खोई हुई कुंजी बदली जाती है, वापस नहीं लाई जाती। नई एजेंट कुंजी के ठीक नीचे तैयार कमांड के साथ “Claude जोड़ें” होता है।

सूची एजेंट कुंजियाँ दिखाती है और हर कुंजी के लिए यह कि उसका आख़िरी इस्तेमाल कब हुआ; खोज नाम और प्रीफ़िक्स से ढूँढती है। इनटेक कुंजियाँ टिकट इनटेक में अपने प्रोजेक्ट के साथ हैं। “अनुमतियाँ” बदलता है कि कोई कुंजी क्या कर सकती है और किन प्रोजेक्ट पर लागू होती है — कुंजी वही रहती है, और बदलाव उसके अगले अनुरोध से लागू होता है। “वापस लें” कुंजी को तुरंत बंद करता है, “हटाएँ” वापस ली गई कुंजी को हमेशा के लिए हटा देता है।

स्कोप, प्रोजेक्ट बाइंडिंग और कुंजी से साइन इन API की बुनियादी बातें में समझाए गए हैं।

टिकट इनटेक (Ticket intake)

वह सब कुछ जिसके ज़रिए टिकट बाहर से किसी प्रोजेक्ट तक पहुँचते हैं, एक ही जगह। हर प्रोजेक्ट अपनी मापी गई स्थिति (“जुड़ा हुआ | आख़िरी रिपोर्ट …”, “सेट अप है | अभी कोई रिपोर्ट नहीं” या “सेट अप नहीं है”) और सेट किए गए तरीकों के साथ एक पंक्ति के रूप में दिखता है; पहले आठ दिखते हैं, “और पंक्तियाँ” बाक़ी दिखाता है। क्लिक करने पर प्रोजेक्ट खुलता है:

सर्वर और ऐप: इस प्रोजेक्ट की इनटेक कुंजियाँ। ये “टिकट इनटेक” सेक्शन में ऊपर दाईं ओर “+” से बनती हैं — डायलॉग में आप प्रोजेक्ट चुनते हैं, और सादा टेक्स्ट ठीक एक बार दिखता है। इसके बगल में खोज प्रोजेक्ट और इनटेक कुंजियाँ ढूँढती है। इनटेक कुंजी ठीक एक प्रोजेक्ट पर लागू होती है और केवल भेज सकती है; हर कुंजी के लिए आप आख़िरी रिपोर्ट या आख़िरी अस्वीकृति का कारण, “अनुमतियाँ”, “वापस लें” और “हटाएँ” देखते हैं।
सार्वजनिक टिकट इनटेक: फ़ॉर्म और ब्राउज़र के लिए सार्वजनिक कुंजी, अनुमत ओरिजिन और “इनटेक बंद करें”।
ईमेल इनटेक: वे मेलबॉक्स जिनके ईमेल इस प्रोजेक्ट को सौंपे जाते हैं। पते में + नहीं होना चाहिए — प्लस चिह्न के बाद वाला हिस्सा टिकट नंबर के लिए आरक्षित है।

प्रोजेक्ट ओवरव्यू में “सेट अप करें” सीधे यहीं लाता है, प्रोजेक्ट खुला हुआ। आने के तरीकों का विवरण टिकट इनटेक में है।