उपयोग गाइड
फ़ाइनेंस
फ़ाइनेंस केवल मालिक देखता है। चार टैब: कोटेशन, इनवॉइस, भुगतान रिमाइंडर और सब्सक्रिप्शन। VentionDesk सभी राशियाँ सेंट में गिनता है; राउंडिंग ठीक एक जगह होती है — लाइन आइटम से नेट, फिर नेट राशि पर VAT।
क्रमांक श्रृंखलाएँ (Number ranges)
| दस्तावेज़ | फ़ॉर्मेट | नंबर कब मिलता है |
|---|---|---|
| इनवॉइस | RE-2026-041 | फ़ाइनल करने पर |
| कोटेशन | AN-2026-019 | भेजने पर |
| सब्सक्रिप्शन | AB-01 | बनाने पर |
इनवॉइस नंबर क्रमिक होते हैं और उनमें कोई अंतराल नहीं होता (§ 14 UStG, जर्मन VAT क़ानून)। इसीलिए ड्राफ़्ट का कोई नंबर नहीं होता: नंबर वाला कोई हटाया गया ड्राफ़्ट ठीक वही अंतराल बना देता जिसे क्रमांक श्रृंखला रोकने के लिए है।
इनवॉइस (Invoices)
सबसे ऊपर मुख्य आँकड़े “बकाया”, “अतिदेय”, “भुगतान हो गया” और “बिना बिल” हैं, उनके नीचे “प्रोजेक्ट के अनुसार बिना बिल”, हर प्रोजेक्ट के लिए “बिल करें” के साथ।
इनवॉइस बनाना (Creating an invoice)
- “+ नया इनवॉइस”: ग्राहक, प्रोजेक्ट, सेवा अवधि (या “सेवा की तारीख़ इनवॉइस की तारीख़ जैसी है”), भुगतान शर्तें और VAT। “बनाने के बाद” में आप “ड्राफ़्ट के रूप में”, “फ़ाइनल करें और भेजें” या “फ़ाइनल करें और भुगतान दर्ज करें” चुनते हैं।
- “घंटों से बिल करें”: प्रोजेक्ट, “तक (सहित)”, भुगतान शर्तें, VAT, फिर “ड्राफ़्ट बनाएँ”। हर खुली, बिल योग्य टाइम एंट्री तारीख़ और गतिविधि के साथ अपना अलग लाइन आइटम बन जाती है; सेवा अवधि प्रविष्टियों से निकलती है। ग्राहक के लिए घंटे की दर सेट न हो, तो कोई ड्राफ़्ट नहीं बनता।
VAT: 19 % या 7 %। 0 % केवल रिवर्स चार्ज के रूप में मौजूद है, किसी दूसरे EU देश के VAT ID वाले व्यावसायिक ग्राहकों के लिए। VentionDesk छोटे व्यवसायों की VAT छूट (Kleinunternehmerregelung) का समर्थन नहीं करता।
ई-इनवॉइस: VentionDesk इनवॉइस को § 14 UStG की अनिवार्य जानकारी के साथ PDF के रूप में बनाता है। संरचित ई-इनवॉइस (EN 16931, जैसे ZUGFeRD) अभी शामिल नहीं है। जर्मनी में देश के भीतर के व्यवसायों को इनवॉइस जारी करते समय यह 2027 से अनिवार्य है, अगर आपका पिछले वर्ष का टर्नओवर 800,000 यूरो से अधिक था, और 2028 से सभी के लिए — जब तक यह यहाँ उपलब्ध नहीं है, इसके लिए आपको किसी दूसरे टूल की ज़रूरत है।
ड्राफ़्ट से भुगतान हुए इनवॉइस तक (From draft to paid invoice)
किसी इनवॉइस पर क्लिक करने से साइड पैनल खुलता है।
- ड्राफ़्ट: “फ़ाइनल करें”, “संपादित करें”, “ड्राफ़्ट हटाएँ”। फ़ाइनल करने से नंबर मिलता है, इनवॉइस बदलावों के लिए लॉक हो जाता है और PDF दस्तावेज़ के रूप में सेव हो जाता है।
- फ़ाइनल: “भेजें” या “फिर से भेजें”, “दस्तावेज़ खोलें” (PDF), “भुगतान हुआ चिह्नित करें” — दर्ज होता है बकाया शेष, ग्रॉस राशि नहीं, ताकि आंशिक भुगतान अधिक भुगतान न बन जाए —, “भुगतान रिमाइंडर” (कोई शुल्क नहीं, कोई रिमाइंडर स्तर नहीं) और “इनवॉइस रद्द करें”।
- रद्द करने के लिए कारण चाहिए और यह भी कि सेवा दी गई थी या नहीं; एक रद्दीकरण दस्तावेज़ बनता है, जिसे आप ग्राहक को भेज सकते हैं। फ़ाइनल इनवॉइस कभी हटाया नहीं जाता, केवल रद्द किया जाता है।
- Stripe से भुगतान हुआ: “Stripe से रिफ़ंड करें” Stripe पर रिफ़ंड करता है; Stripe के पुष्टि करते ही रिफ़ंड दर्ज हो जाता है।
भुगतान लिंक (Payment link via Stripe)
अगर Stripe जुड़ा है और वेबहुक सेट है, तो हर इनवॉइस ईमेल और हर इनवॉइस दस्तावेज़ में एक भुगतान लिंक (/pay/…) होता है। यह आपके ग्राहक को बकाया राशि के लिए Stripe के भुगतान पेज पर ले जाता है; पैसा आपके Stripe खाते में जाता है, और VentionDesk भुगतान को इनवॉइस पर दर्ज करता है। पूरा कनेक्शन न हो, तो साइड पैनल बताता है कि क्या कमी है (“कोई भुगतान लिंक नहीं: …”)। टेस्ट कुंजी के साथ केवल “भुगतान लिंक कॉपी करें (टेस्ट मोड)” होता है।
वार्षिक एक्सपोर्ट (Annual export)
एक साल चुनें, “वार्षिक एक्सपोर्ट”: आपके टैक्स सलाहकार के लिए एक ZIP, जिसमें इनवॉइस, लाइन आइटम, भुगतान, भुगतान रिमाइंडर, कोटेशन और रद्दीकरण की CSV फ़ाइलें और सभी दस्तावेज़ PDF के रूप में होते हैं।
भुगतान रिमाइंडर (Payment reminders)
भुगतान रिमाइंडर रन हर रात अतिदेय इनवॉइस जाँचता है और देय स्तर सेट करता है:
| स्तर | देय तिथि के बाद किस दिन से | शुल्क | विलंब ब्याज | स्वचालित |
|---|---|---|---|---|
| रिमाइंडर | 3 | €0.00 | नहीं | हाँ |
| पहला भुगतान रिमाइंडर | 14 | €5.00 | नहीं | हाँ |
| दूसरा भुगतान रिमाइंडर | 28 | €10.00 | हाँ | हाँ |
| ऋण वसूली | 42 | €0.00 | हाँ | नहीं, हाथ से |
विलंब ब्याज: आधार ब्याज दर (सेटिंग्स › फ़ाइनेंस) से नौ प्रतिशत अंक ऊपर, बकाया राशि पर दिन के हिसाब से गिना जाता है। रन केवल फ़ैसला करता है — वह स्तर सेट करता है और भुगतान रिमाइंडर बनाता है; भेजना हाथ से होता है, देय स्तर के बटन से, जैसे “रिमाइंडर भेजें” या “पहला भुगतान रिमाइंडर भेजें”। “भुगतान रिमाइंडर रन” हेडर में “स्वचालित चालू/बंद” स्विच से आप रात वाला रन चालू या बंद करते हैं। “भुगतान प्राप्त हुआ” पुष्टि के बाद बकाया राशि को भुगतान के रूप में दर्ज करता है। ऋण वसूली के लिए जान-बूझकर कोई बटन नहीं है — यह कदम VentionDesk के बाहर है।
कोटेशन (Quotes)
“नया कोटेशन”: शीर्षक, “कब तक मान्य”, ग्राहक या संभावित ग्राहक (जो अभी ग्राहक नहीं है) और चाहें तो एक प्रोजेक्ट, फिर “ड्राफ़्ट बनाएँ”। नंबर भेजने पर मिलता है। स्थिति के अनुसार: “कोटेशन भेजें”, “भेजा गया चिह्नित करें”, “ऑर्डर मिला”, “अस्वीकृत”, “फ़ॉलो-अप करें”, “प्रोजेक्ट बनाएँ और स्वीकार करें”, “50% अग्रिम राशि बिल करें”, “PDF” और “हटाएँ”। ऊपर की पाइपलाइन दिखाती है कि कितने कोटेशन किस स्थिति में हैं।
quotes:write वाली एजेंट कुंजी अपने प्रोजेक्ट में कोटेशन ड्राफ़्ट बनाती है (प्राप्तकर्ता प्रोजेक्ट का ग्राहक होता है), उन्हें लाइन आइटम समेत बदलती है और फिर से हटाती है। भेजना, स्वीकार करना, अस्वीकार करना और “प्रोजेक्ट बनाएँ और स्वीकार करें” आपके पास रहते हैं — डेटाबेस उसे ड्राफ़्ट से आगे नहीं बढ़ने देता।
सब्सक्रिप्शन (Subscriptions)
रखरखाव या होस्टिंग जैसी आवर्ती सेवाओं के लिए। “+ नया सब्सक्रिप्शन”: ग्राहक, सेवा, नेट राशि, अंतराल (मासिक या तिमाही), पहली बिलिंग और तय तारीख़ पर क्या हो — “ड्राफ़्ट बनाएँ” या “सिर्फ़ याद दिलाएँ”। तय तारीख़ पर रात वाला रन एक इनवॉइस ड्राफ़्ट बनाता है; फ़ाइनल करना और भेजना हाथ से होता है। कार्ड पर: “अभी बिल करें”, “रोकें” और “फिर शुरू करें”। सबसे ऊपर प्रति माह आवर्ती राजस्व दिखता है।
ईमेल टेक्स्ट (Email texts)
इनवॉइस, भुगतान रिमाइंडर, बकाया नोटिस, रद्दीकरण और कोटेशन के ईमेल के टेक्स्ट आप सेटिंग्स › ईमेल टेम्पलेट में बदलते हैं।