Einstellungen

Die Einstellungen gehören bis auf die Darstellung dem Inhaber. Mitarbeitende wählen dort nur die Darstellung (Dunkel, Hell oder Automatisch).

Firmenstammdaten

Der Briefkopf für Rechnungen, Angebote und Mahnungen. Pflicht: Name des Rechnungsstellers, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Dazu Kontakt (E-Mail, Telefon, Website). Fehlt eine Pflichtangabe, lehnt VentionDesk jedes Rechnungs-PDF ab.

Finanzen

Vorgaben für neue Rechnungen: Zahlungsziel (7, 14 oder 30 Tage), Umsatzsteuer (19 % oder 7 %), der Basiszinssatz für Verzugszinsen und die Mahn-Automatik.

E-Mail-Absender

So steht dein Betrieb im Postfach deiner Kunden — bei Rechnungen, Mahnungen, Angeboten und Antworten auf Vorgänge: Absendername und Postfachname. Antworten darauf landen als Vorgang in VentionDesk; frühere Postfachnamen bekommen weiter Antworten. Ab dem Tarif Team gibt es die Karte „Eigene Domain": Absenderadresse auf deiner Domain eintragen, „Domain anlegen", die angezeigten DNS-Einträge bei deinem DNS-Anbieter setzen und „Prüfen". Alternativ verschickst du über einen eigenen Mail-Dienst — siehe Schnittstellen.

Mailvorlagen

Die Texte der Mails, die VentionDesk verschickt: Rechnung versenden, Zahlungserinnerung, Mahnung, Stornierung, Angebot versenden, Antwort auf einen Vorgang, Eingangsbestätigung und der Hinweis an ein neues Mitglied. Der Editor hat Betreff, HTML und Platzhalter zum Einfügen, eine Vorschau als HTML und als Textfassung sowie „Speichern", „Standard laden" und „Zurücksetzen".

Benachrichtigungen

Unter „Benachrichtigungen“ legst du fest, ob bei jedem neuen Vorgang eine Mail an den Betrieb geht: an oder aus (ab Werk an), an welche Adressen (ohne Eintrag an die Inhaber, bis zu zehn eigene), für welche Kanäle und ab welcher Priorität. Die Mail kommt einmal je Vorgang und nennt Kanal, Kunde, Projekt, Priorität, Frist und einen Link – den Text der Anfrage enthält sie bewusst nicht. Wer einen Vorgang selbst von Hand anlegt, bekommt dafür keine Mail.

Rollen & Zugänge

Menschen

„Menschen einladen": E-Mail-Adresse und Rolle (Mitarbeiter oder Inhaber), dann „Einladen". Die Liste „Wer Zugang hat" ändert die Rolle oder entfernt ein Mitglied.

API-Schlüssel

„Neuer Schlüssel" legt einen Schlüssel an:

• Art: Agent (zieht Aufgaben — für Claude oder eigene Skripte) oder Eingang (liefert Tickets ein und liegt auf dem Server einer fremden Seite).
• Name — wofür ist er?
• Läuft ab (Vorschlag: 365 Tage) oder „Unbegrenzt gültig".
• Berechtigungen (Scopes) — bei einem Eingangs-Schlüssel nur „Vorgänge über den Eingang einliefern".
• Projekte: „Gilt für alle Projekte" oder eine Auswahl; ein Eingangs-Schlüssel gilt für genau ein Projekt.

Nach „Schlüssel anlegen" erscheint der Klartext genau einmal — jetzt kopieren. Danach speichert VentionDesk nur noch einen Fingerabdruck; ein verlorener Schlüssel wird ersetzt, nicht wiederhergestellt. Direkt unter einem neuen Agenten-Schlüssel steht „Claude verbinden" mit dem fertigen Befehl.

„Vorhandene Schlüssel" zeigt je Schlüssel, wann er zuletzt benutzt wurde; ein Eingangs-Schlüssel zeigt stattdessen „zuletzt Meldung vor …" oder den Grund der letzten Ablehnung. „Zurückziehen" sperrt einen Schlüssel sofort, „Löschen" räumt einen zurückgezogenen endgültig weg.

Scopes, Projektbindung und die Anmeldung mit einem Schlüssel erklärt API-Grundlagen.

Abo

„Dein Abo" zeigt Tarif, Zahlungsweise und Laufzeit. Hier kannst du den Tarif oder die Zahlungsweise ändern („Kosten berechnen", „Wechsel bestätigen"), Zahlungsdaten hinterlegen oder ändern, das Abo kündigen oder eine Kündigung zurücknehmen, die Rechnungen und Zahlungen von VentionDesk und den Verlauf einsehen, AGB und Auftragsverarbeitung nachlesen und alle Daten exportieren — siehe Datenexport.

Konto

Unter Kontomenü › Anmeldung & Passkeys — für Inhaber und Mitarbeitende:

• Passkeys: „Passkey hinzufügen" (Name optional), umbenennen und entfernen.
• Zweiter Faktor (Authenticator-App): „Zweiten Faktor einrichten", QR-Code scannen, „Code aus der App" eingeben und „Einrichtung abschließen".