Erste Schritte

Von der Registrierung bis zur ersten Rechnung in sieben Schritten. VentionDesk richtet sich ausschließlich an Unternehmen; alle Preise sind netto zuzüglich Umsatzsteuer.

1. Registrieren und Testphase

Unter /registrieren legst du deinen Betrieb an: Tarif wählen (Solo, Team oder Enterprise), auf Wunsch „Monatlich zahlen statt jährlich" ankreuzen, dann Unternehmen, Geschäftsanschrift, Ihr Name und E-Mail-Adresse eintragen. Drei Häkchen sind Pflicht: dass du als Unternehmer handelst, die Zustimmung zu den AGB und der Abschluss des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

„Weiter zu Stripe" führt zur Bezahlseite von Stripe. Dort hinterlegst du ein Zahlungsmittel — abgebucht wird erst nach der Testphase von 14 Tagen. Wer vorher kündigt, zahlt nichts. Danach geht es zur Anmeldung, die Adresse ist schon eingetragen.

Bist du bereits angemeldet, legt die Registrierung einen weiteren Betrieb für dasselbe Konto an. Zwischen deinen Betrieben wechselst du im Kontomenü unter „Betrieb wechseln".

2. Tarife und Grenzen

Der Grundpreis gilt bei jährlicher Zahlung im Voraus; monatlich kostet jeder Tarif 20 % mehr. Nutzer sind Inhaber und Mitarbeitende; Agenten-Schlüssel und Kunden im Portal zählen nicht als Nutzer.

Den Tarif wechselst du später unter Einstellungen › Abo („Tarif oder Zahlungsweise ändern"). Die vollständige Übersicht steht auch unter Preise; verbindlich sind die AGB.

Wenn der Betrieb gesperrt wird

Gesperrt wird ein Betrieb, wenn die Testphase ohne Abo abläuft, das Abo beendet ist oder eine Zahlung trotz Mahnung ausbleibt. Vorher erscheint ein Hinweis mit Frist und dem Link „Zum Abo". Auf der Sperrseite kann der Inhaber weiterhin Zahlungsdaten hinterlegen und alle Daten exportieren. Nach dem Ende des Vertrags bleibt der Export 30 Tage möglich, danach werden die Daten gelöscht.

3. Anmelden

Ein Passwort gibt es nicht. Unter /login gibst du deine E-Mail-Adresse ein und klickst „Anmeldecode anfordern". Du bekommst eine Mail mit einem sechsstelligen Code und einem Anmeldelink — beides funktioniert. Wo der Browser es unterstützt, geht auch „Mit Passkey anmelden".

Passkeys und einen zweiten Faktor (Authenticator-App) richtest du unter Kontomenü › Anmeldung & Passkeys ein.

4. Firmenstammdaten und Briefkopf

Bevor die erste Rechnung entstehen kann, braucht VentionDesk deinen Briefkopf: Einstellungen › Firmenstammdaten. Pflicht sind der Name des Rechnungsstellers, die Anschrift und die Steuernummer oder die USt-IdNr. Fehlt eine dieser Angaben, lehnt VentionDesk jedes Rechnungs-PDF ab — ein Beleg ohne Pflichtangaben nach § 14 UStG wäre keiner.

Unter Einstellungen › Finanzen legst du Zahlungsziel (7, 14 oder 30 Tage), Umsatzsteuersatz, Basiszinssatz und die Mahn-Automatik fest.

5. Absender für Mails

Unter Einstellungen › E-Mail-Absender bestimmst du, wie dein Betrieb im Postfach deiner Kunden erscheint: Absendername und Postfachname. Antworten deiner Kunden landen als Vorgang in VentionDesk. Ab dem Tarif Team kannst du eine eigene Domain als Absender hinterlegen; die DNS-Einträge nennt VentionDesk beim Anlegen, „Prüfen" bestätigt sie.

6. Team einladen und Dienste verbinden

• Menschen einladen: Einstellungen › Rollen & Zugänge › „Menschen einladen" — E-Mail-Adresse und Rolle (Mitarbeiter oder Inhaber).
• Dienste verbinden: Betrieb › Quellen › „Quelle hinzufügen". Jede Anbindung hat eine eigene Anleitung.
• Claude anschließen: Einen Agenten-Schlüssel anlegen und Claude Code verbinden — siehe Claude und MCP.

7. Kunden, Projekte, erste Rechnung

1. Kunde anlegen über „+ Neu" › Kunde (Taste k). In der Kundenakte hinterlegst du den Stundensatz und den Vertrag mit SLA — ohne Stundensatz entsteht keine Rechnung aus Stunden, ohne Vertrag bekommen Tickets keine Antwortfrist.
2. Projekt anlegen über „+ Neu" › Projekt (Taste p) und das Projekt dem Kunden zuordnen.
3. Zeit erfassen mit dem Timer oben in der Kopfzeile oder im Projekt.
4. Abrechnen unter Finanzen › Rechnungen › „Aus Stunden abrechnen": Aus jedem offenen, abrechenbaren Zeiteintrag wird eine Position. Den Entwurf prüfst du und finalisierst ihn — erst dabei bekommt die Rechnung ihre fortlaufende Nummer.

Wie es danach weitergeht, steht in der Bedienungsanleitung.