Finanzen

Die Finanzen sieht nur der Inhaber. Vier Reiter: Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Abos. Alle Beträge rechnet VentionDesk in Cent; gerundet wird an genau einer Stelle — Position zu Netto, danach die Umsatzsteuer auf das Netto.

Nummernkreise

Rechnungsnummern sind fortlaufend und lückenlos (§ 14 UStG). Deshalb trägt ein Entwurf keine Nummer: Ein gelöschter Entwurf mit Nummer risse genau die Lücke, die der Nummernkreis verhindern soll.

Rechnungen

Oben die Kennzahlen „Offen", „Überfällig", „Bezahlt" und „Unabgerechnet", darunter „Unabgerechnet je Projekt" mit „Abrechnen" je Projekt.

Eine Rechnung anlegen

• „+ Neue Rechnung": Kunde, Projekt, Leistungszeitraum (oder „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum"), Zahlungsziel und Umsatzsteuer. „Nach dem Anlegen" wählst du „Als Entwurf", „Finalisieren & versenden" oder „Finalisieren & als bezahlt buchen".
• „Aus Stunden abrechnen": Projekt, „Bis einschließlich", Zahlungsziel, Umsatzsteuer, dann „Entwurf anlegen". Jeder offene, abrechenbare Zeiteintrag wird eine eigene Position mit Datum und Tätigkeit, der Leistungszeitraum ergibt sich aus den Einträgen. Ohne hinterlegten Stundensatz beim Kunden entsteht kein Entwurf.

Umsatzsteuer: 19 % oder 7 %. 0 % gibt es nur als Reverse Charge für Geschäftskunden in einem anderen EU-Land mit USt-IdNr. Eine Kleinunternehmerregelung bildet VentionDesk nicht ab.

Vom Entwurf zur bezahlten Rechnung

Ein Klick auf eine Rechnung öffnet die Seitenleiste.

• Entwurf: „Finalisieren", „Bearbeiten", „Entwurf löschen". Finalisieren vergibt die Nummer, sperrt die Rechnung gegen Änderungen und legt das PDF als Beleg ab.
• Finalisiert: „Versenden" bzw. „Erneut senden", „Beleg öffnen" (PDF), „Als bezahlt markieren" — gebucht wird der offene Rest, nicht das Brutto, damit eine Teilzahlung nicht zur Überzahlung wird —, „Zahlungserinnerung" (ohne Gebühr, keine Mahnstufe) und „Stornieren".
• Stornieren verlangt einen Grund und die Angabe, ob die Leistung erbracht wurde; es entsteht ein Stornobeleg, den du dem Kunden senden kannst. Eine finalisierte Rechnung wird nie gelöscht, nur storniert.
• Über Stripe bezahlt: „Über Stripe erstatten" erstattet bei Stripe; gebucht wird die Erstattung, sobald Stripe sie bestätigt.

Bezahllink über Stripe

Ist Stripe verbunden und der Webhook eingetragen, steht in jeder Rechnungsmail und auf jedem Beleg ein Bezahllink (/pay/…). Er führt deinen Kunden zur Bezahlseite von Stripe über den offenen Betrag; das Geld geht auf dein Stripe-Konto, VentionDesk bucht die Zahlung auf die Rechnung. Ohne vollständige Anbindung steht in der Seitenleiste, was fehlt („Kein Bezahllink: …"). Mit einem Test-Schlüssel gibt es nur „Bezahllink kopieren (Testmodus)".

Jahresexport

Jahr wählen, „Jahresexport": ein ZIP für die Steuerberatung mit CSV-Dateien für Rechnungen, Positionen, Zahlungen, Mahnungen, Angebote und Stornos und allen Belegen als PDF.

Mahnungen

Der Mahnlauf prüft jede Nacht die überfälligen Rechnungen und setzt die fällige Stufe:

Verzugszinsen: neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (Einstellungen › Finanzen), taggenau auf den offenen Betrag. Der Lauf entscheidet nur — er setzt die Stufe und legt die Mahnung an, verschickt wird von Hand mit dem Knopf der fälligen Stufe, etwa „Erinnerung senden" oder „1. Mahnung senden". Mit dem Schalter „Automatik" im Kopf „Mahnlauf" schaltest du den nächtlichen Lauf an oder aus. „Zahlung eingegangen" erfasst nach einer Rückfrage den offenen Betrag als Zahlung. Für Inkasso gibt es bewusst keinen Knopf — der Schritt liegt außerhalb von VentionDesk.

Angebote

„Neues Angebot": Titel, „Gültig bis", Kunde oder Interessent (noch kein Kunde) und optional ein Projekt, dann „Entwurf anlegen". Die Nummer entsteht mit dem Senden. Je nach Stand: „Angebot senden", „Als gesendet markieren", „Auftrag erteilt", „Abgelehnt", „Nachfassen", „Projekt anlegen und annehmen", „Anzahlung 50 % abrechnen", „PDF" und „Löschen". Die Pipeline oben zeigt, wie viele Angebote in welchem Stand sind.

Abos

Für wiederkehrende Leistungen wie Wartung oder Hosting. „+ Neues Abo": Kunde, Leistung, Betrag netto, Takt (monatlich oder vierteljährlich), erste Abrechnung und was am Termin passiert — „Entwurf anlegen" oder „Nur erinnern". Am Termin legt der nächtliche Lauf einen Rechnungsentwurf an; finalisiert und verschickt wird von Hand. Auf der Karte: „Jetzt abrechnen", „Pausieren" und „Fortsetzen". Oben steht der wiederkehrende Umsatz je Monat.

Mailtexte

Die Texte der Mails zu Rechnung, Zahlungserinnerung, Mahnung, Storno und Angebot passt du unter Einstellungen › Mailvorlagen an.