Ajustes

Los ajustes tienen a la izquierda una barra con cuatro grupos — Personal, Espacio de trabajo, Comunicación y Equipo y accesos — y a la derecha la página elegida; la barra se mantiene en cada página. En el teléfono y en una ventana estrecha (también en la vista de escritorio), Ajustes muestra primero la lista; un toque abre la página y ‹ Ajustes vuelve atrás. Los miembros del equipo solo ven Personal: apariencia, acceso y segundo factor y sus propias apps de IA; todo lo demás es cosa del propietario.

Personal

Apariencia

Esquema de color (Oscuro, Claro o Automático), vista (Normal o Escritorio) e idioma. El esquema de color y la vista solo valen para este navegador; el idioma, para tu cuenta.

Vista de escritorio

En Apariencia › Vista cambias entre Normal y Escritorio. En la vista de escritorio cada área se abre como una ventana propia dentro de VentionDesk, como en un sistema operativo:

• Dock en lugar de barra lateral: en la vista de escritorio no hay barra lateral a la izquierda. Al activarla, la barra lateral se pliega sobre su esquina inferior izquierda y se convierte en el dock del borde inferior; por eso Ajustes está a la izquierda del todo y Resumen a la derecha del todo, y las ventanas usan todo el ancho. El dock muestra el nombre de un icono al pasar el ratón o al llegar a él con Tab. Al desactivarla, se vuelve a desplegar; si en tu sistema has activado «Reducir movimiento», solo hay un fundido.
• Puntos en el dock: un punto verde arriba a la derecha significa: la ventana está abierta. Un anillo verde significa: abierta, pero minimizada. La ventana delantera se resalta además. Los contadores de Tickets y Finanzas están arriba a la izquierda; en Operaciones aparece un punto rojo arriba a la izquierda cuando una fuente informa de un error. Las ventanas sin icono propio, como una página del proyecto o una ficha del cliente, están a la derecha, detrás del separador.
• Abrir: un clic en el dock abre el área como ventana o trae al frente la que ya está abierta. Un enlace a otra área (por ejemplo, del proyecto al cliente) abre la ventana de esa área; dentro de un área (lista de proyectos → página del proyecto) te quedas en la ventana. Los ajustes siguen siendo una sola ventana bajo su icono, sea cual sea la página abierta.
• Mover y cambiar el tamaño: arrastrar la barra de título mueve la ventana; los bordes y las esquinas cambian su tamaño. Un doble clic en la barra de título maximiza y restaura. Sin arrastrar, usa … en la barra de título (mitad izquierda o derecha, centro, más grande, más pequeña) o el teclado: pon el foco en el asa de la izquierda del todo y luego teclas de flecha para mover y Mayús + teclas de flecha para cambiar el tamaño.
• Minimizar: – lleva la ventana al dock. Un clic en su icono la recupera; un clic en el icono de la ventana delantera la minimiza.
• Cambiar de ventana: Ctrl + ` (la tecla a la izquierda del 1) pasa a la ventana siguiente; con Mayús, a la anterior.
• Recordar: la posición, el tamaño y las ventanas abiertas se guardan en este navegador, por cuenta, y vuelven al recargar. Como máximo hay ocho ventanas abiertas a la vez.

La vista de escritorio solo está disponible a partir del ancho de un portátil (1024 píxeles) y con ratón o touchpad. En un teléfono, en una tableta sin ratón o en una ventana de navegador estrecha siempre se aplica la vista normal; tu elección queda guardada y vuelve a aplicarse en cuanto la ventana es lo bastante ancha. Una ventana no se entera por sí sola de lo que ha cambiado en otra: … › Recargar trae el estado actual.

Acceso y segundo factor

Para propietarios y miembros del equipo; también desde menú de la cuenta › Acceso y segundo factor:

• Llaves de acceso: «Añadir llave de acceso» (nombre opcional), renombrar y quitar. Las cuentas de cliente tienen lo mismo en el portal de clientes, en menú de la cuenta › Acceso y seguridad; hasta que crean una llave de acceso o descartan el aviso, la página de inicio del portal ofrece «Configurar una llave de acceso».
• Segundo factor (app de autenticación): «Configurar segundo factor», escanea el código QR, introduce el «Código de la app» y pulsa «Completar la configuración».

Mis apps de IA

Aquí están las apps de IA (Claude, ChatGPT, Cursor, Codex …) conectadas a VentionDesk mediante un inicio de sesión: app, persona, permisos, proyectos, fecha de conexión y último uso. Cada persona ve y desconecta las suyas; el propietario ve todas las del espacio de trabajo, puede «Desconectar» cualquiera y decide qué permisos pueden dar los miembros del equipo a una app de IA (por defecto, las plantillas «Solo lectura» y «Runner de Claude»). Una conexión también termina por sí sola tras 90 días sin uso. Cómo conectar una app: Conectar apps de IA.

Espacio de trabajo

Datos de la empresa

El membrete de facturas, presupuestos y avisos de pago. Obligatorios: nombre del emisor de la factura, dirección y número fiscal o NIF-IVA. Además, datos de contacto (correo electrónico, teléfono, sitio web). Si falta un dato obligatorio, VentionDesk rechaza cualquier PDF de factura.

Finanzas

Valores por defecto para las facturas nuevas: plazo de pago (7, 14 o 30 días), IVA (19 % o 7 %), el tipo de interés base para los intereses de demora y los avisos de pago automáticos.

Suscripción

La sección Suscripción muestra el plan, el intervalo de facturación y la duración. Aquí puedes cambiar el plan o el intervalo de facturación («Cambiar suscripción» y luego «Confirmar»), añadir o cambiar los datos de pago, cancelar la suscripción o retirar una cancelación, ver las facturas y pagos de VentionDesk y el historial, leer las condiciones y el contrato de encargo del tratamiento y exportar todos los datos; consulta Exportación de datos.

Comunicación

Remitente de correo

Así aparece tu espacio de trabajo en los buzones de tus clientes, en facturas, avisos de pago, presupuestos y respuestas a tickets: nombre del remitente y nombre del buzón. Las respuestas llegan como tickets a VentionDesk; los nombres de buzón anteriores siguen recibiendo respuestas. A partir del plan Team existe la tarjeta «Dominio propio»: introduce una dirección de remitente de tu dominio, pulsa «Añadir dominio», configura en tu proveedor de DNS los registros DNS que se muestran y pulsa «Comprobar». Como alternativa, envías a través de tu propio servicio de correo; consulta Integraciones.

Plantillas de correo

Los textos de los correos que envía VentionDesk: envío de factura, recordatorio de pago, aviso de pago, anulación, envío de presupuesto, respuesta a un ticket, confirmación de recepción, Nuevo ticket (interno) (el correo a tu espacio de trabajo desde Notificaciones, sin el texto de la solicitud), Ticket reabierto (interno) (el mismo correo cuando un cliente reabre un ticket resuelto, sin el texto de su mensaje), el aviso a un miembro nuevo y la invitación al portal de clientes. El editor tiene asunto, HTML y marcadores para insertar, una vista previa en HTML y en texto plano, y «Guardar», «Cargar predeterminada» y «Restablecer».

Notificaciones

En «Notificaciones» decides si se envía un correo al espacio de trabajo por cada ticket nuevo: activado o desactivado (activado por defecto), a qué direcciones (sin indicar ninguna, a los propietarios; hasta diez propias), para qué canales y a partir de qué prioridad. El correo se envía una vez por ticket e indica canal, cliente, proyecto, prioridad, plazo y un enlace; a propósito no contiene el texto de la solicitud. Si creas tú mismo un ticket a mano, no recibes correo por él.

Un segundo interruptor, también activado por defecto: un correo «Ticket TK-… reabierto» en cuanto un cliente reabre con un mensaje un ticket resuelto. Va a los mismos destinatarios, con los mismos canales y la misma prioridad mínima, una vez por reapertura, y tampoco contiene el texto del mensaje. Un ticket que va y viene entre «En espera» y «Abierto» no lo activa; solo la reapertura desde «Resuelto».

Equipo y accesos

Miembros

La lista «Quién tiene acceso» muestra cada cuenta del espacio de trabajo; aquí cambias el rol o quitas a un miembro, y la búsqueda encuentra nombre y dirección de correo. El «+» abre «Invitar personas»: dirección de correo y rol (miembro del equipo o propietario), y luego «Invitar». Los accesos al portal de clientes no se crean aquí, sino en la ficha del cliente.

Claves de API

«Nueva clave» crea una clave de agente (toma tareas, para Claude o para tus propios scripts). Las claves de entrada se crean en Entrada de tickets, con su proyecto.

• Nombre: ¿para qué sirve?
• Caduca (sugerencia: 365 días) o «Validez ilimitada».
• Permisos (scopes). Leer tickets, responder a clientes, borradores de facturas y presupuestos, leer errores y marcarlos como resueltos, leer tiempos y cifras clave, mantener la hoja de ruta y crear ideas están desactivados por defecto; si eliges alguno, el formulario indica debajo qué podrá hacer entonces la clave (todos los scopes en Claude y MCP).
• Proyectos: «Todos los proyectos» o una selección.

Tras «Crear clave», el texto en claro aparece una sola vez: cópialo ahora. Después VentionDesk solo guarda una huella; una clave perdida se sustituye, no se recupera. Justo debajo de una clave de agente nueva está «Conectar Claude» con el comando ya preparado.

La lista muestra las claves de agente y, por clave, cuándo se usó por última vez; la búsqueda encuentra nombre y prefijo. Las claves de entrada están en Entrada de tickets, con su proyecto. «Permisos» cambia lo que puede hacer una clave y a qué proyectos se aplica; la clave en sí sigue siendo la misma y el cambio rige desde su siguiente solicitud. «Revocar» bloquea una clave al instante; «Eliminar» borra definitivamente una revocada.

Los scopes, la vinculación a proyectos y el inicio de sesión con una clave se explican en Fundamentos de la API.

Entrada de tickets

Todo aquello por lo que los tickets llegan a un proyecto desde fuera, en un solo lugar. Cada proyecto aparece como una fila con su estado medido («conectado | último aviso …», «configurado | todavía sin avisos» o «sin configurar») y las vías configuradas; se muestran las ocho primeras y «Más filas» muestra el resto. Un clic despliega un proyecto:

• Servidor y app: las claves de entrada de este proyecto. Se crean con el «+» arriba a la derecha de la sección «Entrada de tickets»: eliges el proyecto en el diálogo y el texto en claro aparece una sola vez. La búsqueda de al lado encuentra proyectos y claves de entrada. Una clave de entrada vale para exactamente un proyecto y solo puede enviar; por clave ves «último aviso hace …» o el motivo del último rechazo, «Permisos», «Revocar» y «Eliminar».
• Entrada pública de tickets: clave pública para formulario y navegador, los orígenes permitidos y «Desactivar la entrada».
• Entrada por correo: buzones cuyos correos se asignan a este proyecto. La dirección no puede contener un +: la parte tras el signo más está reservada para el número de ticket.

«Configurar» en el resumen del proyecto lleva directamente aquí, con el proyecto desplegado. Los detalles de las vías de entrada, en Entrada de tickets.