Primeros pasos

Del registro a tu primera factura en siete pasos. VentionDesk se dirige exclusivamente a empresas y profesionales; todos los precios son netos, más IVA.

1. Registro y periodo de prueba

En /registrieren creas tu espacio de trabajo: elige un plan (Solo, Team o Enterprise), marca si quieres «Pagar mensualmente en lugar de anualmente» y luego introduce empresa, dirección comercial, su nombre y correo electrónico. Hay tres casillas obligatorias: que actúas como empresa o profesional, tu aceptación de las condiciones generales y la celebración del contrato de encargo del tratamiento.

«Continuar a Stripe» te lleva a la página de pago de Stripe. Allí indicas un medio de pago; el cargo solo se realiza después del periodo de prueba de 14 días. Si cancelas antes, no pagas nada. Después pasas al inicio de sesión, con tu dirección ya rellenada.

Si ya has iniciado sesión, el registro crea otro espacio de trabajo para la misma cuenta. Cambias entre tus espacios de trabajo en el menú de la cuenta, en «Cambiar de espacio de trabajo».

2. Planes y límites

El precio base se aplica al pago anual por adelantado; con pago mensual, cada plan cuesta un 20 % más. Los usuarios son propietarios y miembros del equipo; las claves de agente y los clientes del portal no cuentan como usuarios.

Más adelante cambias el plan en Ajustes › Suscripción («Cambiar suscripción»). La vista completa también está disponible en Precios; son vinculantes las condiciones generales.

Cuándo se suspende el espacio de trabajo

Un espacio de trabajo se suspende cuando el periodo de prueba termina sin suscripción, la suscripción ha finalizado o falta un pago pese a un aviso de pago. Antes aparece un aviso con un plazo y el enlace «Ir a la suscripción». En la página de suspensión, el propietario puede seguir indicando datos de pago y exportar todos los datos. Tras el fin del contrato, la exportación sigue siendo posible durante 30 días; después se eliminan los datos.

3. Iniciar sesión

No hay contraseña. En /login introduces tu dirección de correo y pulsas «Pedir código de acceso». Recibes un correo con un código de seis dígitos y un enlace de inicio de sesión; ambos funcionan. Si el navegador lo admite, también funciona «Iniciar sesión con llave de acceso».

Las llaves de acceso y un segundo factor (app de autenticación) se configuran en Ajustes › Acceso y segundo factor.

4. Datos de la empresa y membrete

Antes de poder crear la primera factura, VentionDesk necesita tu membrete: Ajustes › Datos de la empresa. Son obligatorios el nombre del emisor de la factura, la dirección y el número fiscal o NIF-IVA. Si falta alguno, VentionDesk rechaza todos los PDF de factura: un documento sin los datos obligatorios del § 14 UStG (ley alemana del IVA) no sería una factura válida.

En Ajustes › Finanzas defines el plazo de pago (7, 14 o 30 días), el tipo de IVA, el tipo de interés base y los avisos de pago automáticos.

5. Remitente de los correos

En Ajustes › Remitente de correo decides cómo aparece tu espacio de trabajo en la bandeja de entrada de tus clientes: nombre del remitente y nombre del buzón. Las respuestas de tus clientes llegan como tickets a VentionDesk. A partir del plan Team puedes configurar tu propio dominio como remitente; al crearlo, VentionDesk muestra los registros DNS y «Comprobar» los confirma.

6. Invita a tu equipo y conecta servicios

• Invitar personas: Ajustes › Miembros › «Invitar personas»: dirección de correo y rol (miembro del equipo o propietario).
• Conectar servicios: Operaciones › Fuentes › «Añadir fuente». Cada conexión tiene su propia guía.
• Conectar Claude: Crea una clave de agente y conecta Claude Code; consulta Claude y MCP.

7. Clientes, proyectos, primera factura

1. Crea un cliente con «+ Nuevo» › Cliente (tecla k). En la ficha del cliente añades la tarifa por hora y el contrato con SLA: sin tarifa por hora no se genera ninguna factura a partir de horas, y sin contrato los tickets no reciben plazo de respuesta.
2. Crea un proyecto con «+ Nuevo» › Proyecto (tecla p) y asígnalo al cliente.
3. Registra el tiempo con el temporizador de la barra superior o en el proyecto.
4. Factura en Finanzas › Facturas › «Facturar horas»: cada entrada de tiempo pendiente y facturable se convierte en una partida. Revisas el borrador y lo finalizas; solo entonces la factura recibe su número correlativo.

Lo que viene después se describe en la guía de uso.