Finanzas

Solo el propietario ve las finanzas. Cuatro pestañas: Presupuestos, Facturas, Avisos de pago y Suscripciones. VentionDesk calcula todos los importes en céntimos; se redondea en un único punto: de la partida al neto, y después el IVA sobre el importe neto.

Series de numeración

Los números de factura son correlativos y sin huecos (§ 14 UStG, ley alemana del IVA). Por eso un borrador no tiene número: un borrador eliminado con número abriría justo el hueco que la serie de numeración debe evitar.

Facturas

Arriba están las cifras clave «Pendiente», «Vencido», «Pagado» y «Sin facturar», y debajo «Sin facturar por proyecto» con «Facturar» en cada proyecto.

Crear una factura

• «+ Nueva factura»: cliente, proyecto, periodo de prestación (o «La fecha de prestación es la misma que la de la factura»), plazo de pago e IVA. En «Después de crear» eliges «Como borrador», «Finalizar y enviar» o «Finalizar y registrar como pagada».
• «Facturar horas»: proyecto, «Hasta (incluido)», plazo de pago, IVA y luego «Crear borrador». Cada entrada de tiempo pendiente y facturable se convierte en su propia partida con fecha y actividad; el periodo de prestación se deriva de las entradas. Si el cliente no tiene tarifa por hora, no se crea ningún borrador.

IVA: 19 % o 7 %. El 0 % solo existe como inversión del sujeto pasivo para clientes empresariales de otro país de la UE con NIF-IVA. VentionDesk no admite el régimen de pequeños empresarios (Kleinunternehmerregelung).

Factura electrónica: VentionDesk genera las facturas en PDF con los datos obligatorios según el § 14 UStG. La factura electrónica estructurada (EN 16931, p. ej. ZUGFeRD) todavía no está integrada. En Alemania, emitirla para facturas a empresas nacionales es obligatorio a partir de 2027 si tu facturación del año anterior superó los 800.000 euros, y a partir de 2028 para todos; mientras falte aquí, necesitas otra herramienta para ello.

Del borrador a la factura pagada

Un clic en una factura abre el panel lateral.

• Borrador: «Finalizar», «Editar», «Eliminar borrador». Al finalizar se asigna el número, la factura queda bloqueada frente a cambios y se guarda el PDF como documento.
• Finalizada: «Enviar» o «Volver a enviar», «Abrir justificante» (PDF), «Marcar como pagada» (se registra el importe pendiente, no el bruto, para que un pago parcial no se convierta en un pago en exceso), «Recordatorio de pago» (sin recargo, no es un nivel de aviso) y «Anular».
• Anular exige un motivo e indicar si el servicio se prestó; se genera una factura rectificativa que puedes enviar al cliente. Una factura finalizada nunca se elimina, solo se anula.
• Pagada con Stripe: «Reembolsar con Stripe» reembolsa en Stripe; el reembolso se registra en cuanto Stripe lo confirma.

Enlace de pago con Stripe

Si Stripe está conectado y el webhook está configurado, cada correo de factura y cada documento de factura llevan un enlace de pago (/pay/…). Lleva a tu cliente a la página de pago de Stripe por el importe pendiente; el dinero va a tu cuenta de Stripe y VentionDesk registra el pago en la factura. Sin una conexión completa, el panel lateral indica qué falta («Sin enlace de pago: …»). Con una clave de prueba solo existe «Copiar enlace de pago (modo de prueba)».

Exportación anual

Elige un año y pulsa «Exportación anual»: un ZIP para tu asesor fiscal con archivos CSV de facturas, partidas, pagos, avisos de pago, presupuestos y anulaciones, y todos los documentos en PDF.

Avisos de pago

El proceso de reclamación revisa cada noche las facturas vencidas y fija el nivel que corresponde:

Intereses de demora: nueve puntos porcentuales por encima del tipo de interés base (Ajustes › Finanzas), calculados al día sobre el importe pendiente. El proceso solo decide: fija el nivel y crea el aviso de pago; el envío se hace a mano con el botón del nivel que corresponde, por ejemplo «Enviar Recordatorio» o «Enviar 1.er aviso de pago». Con el interruptor «Automático» en la cabecera de «Proceso de reclamación» activas o desactivas el proceso nocturno. «Pago recibido» registra el importe pendiente como pago tras una confirmación. A propósito no hay botón para el recobro: ese paso queda fuera de VentionDesk.

Presupuestos

«Nuevo presupuesto»: título, «Válido hasta», cliente o interesado (todavía no es cliente) y, opcionalmente, un proyecto; después «Crear borrador». El número se asigna al enviar. Según el estado: «Enviar presupuesto», «Marcar como enviado», «Pedido realizado», «Rechazado», «Hacer seguimiento», «Crear proyecto y aceptar», «Facturar anticipo del 50 %», «PDF» y «Eliminar». El embudo de arriba muestra cuántos presupuestos hay en cada estado.

Una clave de agente con quotes:write crea borradores de presupuesto en sus proyectos (el destinatario es el cliente del proyecto), los modifica con sus partidas y los vuelve a eliminar. Enviar, aceptar, rechazar y «Crear proyecto y aceptar» quedan en tus manos: la base de datos no le deja llevar un borrador más allá.

Suscripciones

Para servicios recurrentes como mantenimiento o hosting. «+ Nueva suscripción»: cliente, servicio, importe neto, intervalo (mensual o trimestral), primera facturación y qué ocurre en la fecha: «Crear borrador» o «Solo recordar». En la fecha, el proceso nocturno crea un borrador de factura; finalizar y enviar se hacen a mano. En la tarjeta: «Facturar ahora», «Pausar» y «Reanudar». Arriba figuran los ingresos recurrentes por mes.

Textos de correo

Los textos de los correos de factura, recordatorio de pago, aviso de pago, anulación y presupuesto los ajustas en Ajustes › Plantillas de correo.